Focus

Breve rassegna di questioni pratiche in materia di copie e notificazioni nel processo civile telematico

Sommario

Quando è necessario notificare via PEC anche la procura alle liti? | Quando è necessario attestare la conformità delle copie? | Come si appone l’attestazione di conformità sulle copie? | Come si attesta la conformità della procura alle liti? |

Quando è necessario notificare via PEC anche la procura alle liti?

La notificazione in proprio, a cura dell’avvocato, di atti giudiziali e stragiudiziali nella materia civile è disciplinata dalla fondamentale l. 21 gennaio 1994 n. 53. In tema di notificazione a mezzo della posta elettronica certificata, le norme di riferimento sono in particolare gli articoli:

  • 1, che stabilisce la necessità che l’avvocato notificante sia già munito di procura nel momento in cui effettua la notificazione in proprio nonché le condizioni generali per l’utilizzo della PEC;
  • 3-bis, che detta la regolamentazione particolare per la notificazione telematica;
  • 6, sulla natura di pubblico ufficiale attribuita all’avvocato notificante nel compimento di alcune, determinate operazioni;
  • 9, a proposito del deposito di copia dell’avvenuta notificazione presso gli uffici giudiziari a determinati fini.

Stante quanto stabilito all’art. 1, si può affermare in generale che la procura alle liti dovrà essere notificata insieme all’atto cui inerisce ogniqualvolta non sia possibile determinarne aliunde la data certa anteriore all’effettuazione della notificazione. Pertanto:

  • se l’avvocato sia munito di procura generale alle liti, rilasciata a mezzo di atto pubblico, la notificazione della procura non sarà necessaria;
  • se la notificazione concerna un atto di un processo nel quale l’avvocato sia già costituito e abbia già depositato la procura alle liti (è il caso, per esempio, dei procedimenti introdotti con ricorso diretto al giudice: monitori e cautelari), la notificazione della procura non sarà necessaria.

Quando è necessario attestare la conformità delle copie?

L’attestazione di conformità deve essere apposta innanzitutto quando la copia cui attiene è il prodotto di una trasformazione da analogico a informatico o viceversa; cioè:

  • quando l’originale di un atto o provvedimento, è stato formato analogicamente e in seguito se ne è ricavata una copia informatica (tramite scansione o altro procedimento di acquisizione e riproduzione del contenuto);
  • quando l’atto - o provvedimento - nativamente informatico (tanto duplicato quanto copia) viene reso analogico mediante stampa.

In tutti i casi supra contemplati si è in presenza di una “copia”, cioè di una riproduzione de (e, in quanto tale, diversa da) l’originale, necessitando pertanto di attestare che tale copia è, appunto, conforme all’originale dal quale è tratta.

L’attestazione di conformità va inoltre apposta quando si intenda utilizzare un documento informatico che sia già in origine una “copia”: è il caso della notificazione telematica di un provvedimento giudiziale (sentenza, decreto, ordinanza) che si sia scaricato dal fascicolo informatico d’ufficio non come duplicato bensì come “copia informatica”.

Il duplicato informatico, invece, non è una “copia”, bensì un “originale” [si noti che i termini “copia” e “originale” sono utilizzati nel senso che avrebbero se fossero riferiti a documenti analogici]; pertanto, non sarà necessario attestarne conformità alcuna (non avrebbe senso, invero), bastando semplicemente (e anche qui, solo al fine di scongiurare fastidiosi equivoci e le loro ancor più fastidiose, eventuali conseguenze) indicare che appunto di duplicato informatico si tratta.

Come si appone l’attestazione di conformità sulle copie?

Quando sia necessario attestare la conformità di una copia analogica di un “originale” informatico (sia che si tratti di un duplicato, sia che si tratti di una copia informatica), l’attestazione consisterà in una dichiarazione in calce al documento analogico, sottoscritta dall’avvocato della parte nel cui interesse la copia viene estratta.

L’attestazione non richiede formule sacrali: è sufficiente che la dichiarazione contenga l’indicazione del procedimento nel cui contesto è stato formato l’atto -o il provvedimento - del quale si realizza la copia (cioè, indicazione dell’ufficio giudiziario e del numero di registro generale del procedimento).

Meno immediata, forse, la procedura (in senso tecnico-informatico) da seguire nel caso in cui sia da attestare la conformità di una copia informatica (sia che si tratti di copia tratta da un originale analogico, sia che si tratti di una copia informatica scaricata dal fascicolo informatico d’ufficio).

L’attestazione va, infatti, inserita nel documento informatico, necessitando quindi di editarlo con appositi software.

Possiamo, tuttavia, suggerire alcuni semplici stratagemmi:

  • se la copia informatica deve essere tratta da un originale analogico, basterà predisporre e stampare la relativa attestazione, indi scansionare il tutto (atto o provvedimento originale e attestazione) in un unico documento informatico (preferibilmente in formato PDF, ma ciò solo per questioni di praticità, poiché le copie, non essendo “atti principali”, ben potrebbero essere realizzate in un altro formato di file fra quelli ammessi dalla normativa in materia);
  • se la copia da attestare conforme consiste nella copia informatica di un atto o provvedimento del giudice presente nel fascicolo informatico d’ufficio, si potrà creare col proprio word processor l’attestazione di conformità in un separato documento informatico esportato direttamente in formato PDF (così come si è abituati a fare per la redazione degli atti), indi procedere a “unire” i due file (copia informatica da attestare conforme e attestazione di conformità) mediante un programma di trattamento dei file PDF [si suggerisce, senza pretese d’esclusività, ma solo per essere un programma gratuito e libero, PDFSaMPDF Split and Merge — reperibile all’indirizzo web http://www.pdfsam.org/, per tutti i sistemi operativi]; a livello virtuale, l’operazione equivale alla spillatura di un foglio aggiuntivo a un documento analogico (si è dato per sottinteso e scontato che la copia informatica scaricata dal fascicolo d’ufficio sia a sua volta in formato PDF; ciò è vero nella maggior parte, se non nella quasi totalità dei casi, tuttavia non è possibile escludere a priori che, per qualsiasi motivo, qualche copia potrebbe presentarsi in un altro dei formati ammessi dalle regole tecniche del PCT).

Comunque si sia riusciti ad apporre alla copia informatica l’attestazione di conformità, il file (documento informatico) risultante andrà firmato digitalmente dall’avvocato attestante; solo con la firma (digitale, in questo caso) dell’attestazione questa viene giuridicamente a esistenza.

(Dopodiché, è pur vero che invocando l’art. 156 c.p.c. si è riusciti a “raddrizzare” non poche situazioni anche gravemente irregolari, ma non è una buona ragione per non prestare attenzione anche a questi che, invero, non sono poi “semplici particolari”.)

Assai meno problematica appare, invero, la modalità alternativa di attestazione, che consiste nella dichiarazione contenuta in un separato documento informatico, purché inserito nel medesimo “contenitore digitale” (busta telematica o messaggio PEC) nel quale siano presenti anche le copie da attestare conformi; nel caso in cui la copia informatica sia notificata, l’attestazione andrà inserita nella relazione di notificazione; superfluo precisare che in tal caso andrà firmato digitalmente il documento informatico separato contenente l’attestazione e non la copia cui si riferisce.

Come si attesta la conformità della procura alle liti?

Qualora la procura alle liti fosse stata rilasciata all’avvocato in formato analogico (cartaceo), sarebbe necessario digitalizzarla onde farla transitare nel fascicolo informatico del processo telematico; poiché tale operazione avviene tramite scansione, la somiglianza di prassi potrebbe essere indurre a ritenere erroneamente che se ne debba “attestare la conformità” all’originale (il quale consiste - si rammenta a scanso di equivoci e/o fraintendimenti - nella dichiarazione di nomina sottoscritta dal cliente e controfirmata dall’avvocato per attestazione dell’autografia della sottoscrizione apposta in sua presenza).

In realtà, l’art. 83 c.p.c., nella sua attuale formulazione, prevede una modalità speciale proprio per la procura alle liti: quando la stessa sia stata «conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica» (art. 83, comma 3, c.p.c.).

La formulazione della norma non brilla, invero, per precisione né per dettaglio; tuttavia, la più corretta interpretazione (quella, peraltro, adottata e seguita sin qui da tutti gli uffici giudiziari) consiste nel ritenere che l’“autenticazione” della copia informatica della procura alle liti richieda la semplice firma digitale della stessa, senza necessità di inserire alcuna attestazione di conformità (allo stesso modo, non sarebbe corretto attestare la “conformità” della copia informatica della procura alle liti rilasciata su supporto cartaceo in un separato documento informatico, come visto poc’anzi ad altro proposito).

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