Istruzioni per l’uso

Guida pratica alle scansioni definite e “leggere”

Sommario

Introduzione | La scansione documentale | Ridimensionare le scansioni: a) in generale | Ridimensionare le scansioni: b) una soluzione pratica | Conclusioni |

Introduzione

Il processo telematico pone quotidianamente, all’interprete e al giurista pratico, questioni problematiche, anche in ragione del necessario utilizzo delle tecnologie informatiche.
Ecco, dunque, che non appare poi così incongruo affiancare all’analisi giuridica delle problematiche quotidiane del processo telematico anche un supporto focalizzato sul “come fare” in concreto; senza trascurare che pure il lato pratico ha le sue ricadute sul versante giuridico (basti pensare alle conseguenze dell’uso di un formato irregolare, per esempio il deposito di un atto processuale in formato “PDF-immagine” anziché “PDF-testo”).
In questo contributo, ci proponiamo di offrire qualche utile suggerimento per la realizzazione di copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici (note anche come “scansioni”).
 

La scansione documentale

Attualmente nel processo telematico coesistono sia una dimensione nativamente digitale sia una dimensione nativamente analogica: da ciò discende la necessità di connettere dinamicamente e interoperativamente le due dimensioni. Il passaggio fra le stesse è garantito — sotto il profilo giuridico — dall’attestazione di conformità, e si attua in concreto con la stampa (da digitale ad analogica) e con la scansione (da analogica a digitale).

Orbene, mentre la stampa non pone problemi di sorta, la scansione può presentare alcune criticità, soprattutto quando i documenti informatici con essa realizzati abbiano dimensioni (il c.d. “peso”, espresso in MB o MegaByte) ragguardevoli.

 

Come avviene la scansione?

Si può pensare all’immagine digitale come a un mosaico composto di tessere minuscole (i pixel): quanto minori le “tessere”, tanto più “leggera” l’immagine che ne risulterà, ma nel contempo pure assai grossolanamente definita; aumentando il numero delle “tessere”, l’immagine guadagnerà in nitidezza ma crescerà esponenzialmente in peso.

Anche un semplice documento di testo, se digitalizzato mediante scansione, peserà decisamente di più del suo esatto equivalente realizzato tramite quella che tecnicamente si suole chiamare “esportazione” (ossia, il “salvataggio in PDF” di un documento realizzato con un word processor).

 

Ad esempio. Un documento di testo di quattro pagine può essere stampato in diversi formati: ipotizziamo, oltre al familiare A4, anche l’A3 (che occupa una superficie doppia rispetto all’A4) e l’A5 (che, invece, è la metà dell’A4); naturalmente, occorrerà impostare i diversi parametri di formattazione per avere, nei vari formati di stampa, l’identica disposizione delle parole nelle varie pagine.

Una volta che avremo realizzato tre esemplari a stampa del medesimo documento nei diversi formati considerati (A3, A4, A5), sarà come avere il medesimo oggetto replicato in dimensioni diverse, mantenendo comunque le medesime proporzioni.

Scansionando i suddetti tre esemplari a stampa, ferme le impostazioni dello scanner (profondità di colore, risoluzione, etc.), ne risulteranno file di dimensioni crescenti in proporzione geometrica; ma mentre sul versante analogico la crescente dimensione si tradurrà in una più facile leggibilità (poiché maggiori saranno anche le dimensioni dei caratteri), ciò non si verificherà sul versante digitale, nel quale l’effetto della migliore leggibilità dipende principalmente dalle dimensioni del monitor; di talché, la leggibilità della scansione del documento stampato in A5 sarà esattamente la stessa di quello stampato in A3 (in compenso, il suo “peso” in MB sarà assai inferiore).

 

È intuibile che ai fini di un processo nel quale i documenti debbono solo essere letti al monitor non è affatto necessario realizzare file che possano venir stampati su grandi formati senza perdita di definizione; soprattutto, considerando che il deposito per via telematica impone delle limitazioni specialmente in ordine al “peso” in MB della trasmissione.

Non inganni la circostanza che il formato degli allegati possa essere il PDF, anziché quello tipico dei file d’immagine (.jpg/.jpeg o .gif o .tiff): il “PDF-immagine” viene comunque ricavato da quelli, e ne eredita il “peso” iniziale.

Cosicché, quando si debbano depositare più documenti originariamente analogici, magari composti di parecchie pagine, è facile ritrovarsi con allegati che possono “pesare” complessivamente anche decine di MB.

 

Come ovviare a questo inconveniente?

Ridimensionare le scansioni: a) in generale

Gli scanner in uso agli studi legali sono normalmente dotati di software per la loro gestione: tramite questi programmi, si può intervenire sui parametri fondamentali della scansione (profondità di colore, risoluzione, etc.); normalmente la scelta del formato finale include anche il PDF, inclusa la possibilità di ricavare un unico file pur se l’originale sia composto di più pagine (quindi, di più immagini da acquisire: è quello che viene usualmente definito “multipagina”).

I software di scansione forniti a corredo con le macchine, tuttavia, raramente includono opzioni relative al ridimensionamento vero e proprio dell’immagine: un foglio A4 verrà acquisito con le dimensioni “fisiche” di partenza (ovviamente, riconvertito nel formato immagine, ma all’atto pratico sempre di un’immagine di 21x30 cm circa si tratterà).

Con particolare riferimento all’operazione di acquisizione in formato PDF (“PDF-immagine”, ovviamente) di un documento multipagina, decisivo sulla dimensione finale si rivela il formato di acquisizione predefinito del software: se l’acquisizione dell’immagine prima della conversione in PDF avviene in un formato compresso (come, per esempio, il .jpg/.jpeg), il documento finale avrà un “peso” sensibilmente inferiore a quello che avrebbe se, al contrario, l’acquisizione preliminare avvenisse in un formato privo di compressione (come, per esempio, il .bmp o il .pnm).

In concreto, abbiamo eseguito un test di acquisizione di un documento di testo in formato A4, impostando il colore a “Toni di grigio” e la risoluzione a 200 dpi (altra soluzione possibile è la scansione in bianco e nero, che è un modo utile per creare scansioni più leggere) ; usando la funzione incorporata nel software di scansione per la creazione di un documento multipagina in PDF, il file risultante presentava un “peso” di circa 4 MB; con i medesimi parametri di colore e risoluzione, ma acquisendo separatamente le immagini in formato .jpg/.jpeg e utilizzando poi un software di trattamento delle immagini, tramite il quale abbiamo prima ridotto a un quarto le “dimensioni fisiche” delle immagini, il PDF risultante “pesava” appena 540 KB circa (poco più di un ottavo dell’altro); il tutto, senza compromettere minimamente la leggibilità a monitor del prodotto finale.

Si potrebbe obiettare che l’operazione necessaria a ottenere un file più “leggero” sia tuttavia più complessa, farraginosa e lunga rispetto a quella che produce direttamente un PDF dalla scansione.

L’obiezione, tuttavia, resisterebbe solo fino a quando non si fosse andati nel dettaglio dell’operazione: a quel punto, ci si accorgerebbe che, in realtà, l’impegno richiesto all’operatore è solo di poco maggiore.

Ridimensionare le scansioni: b) una soluzione pratica

Vediamo, dunque, come fare per ottenere dei “PDF-immagine” ben definiti ma ciononostante “leggeri”.

A tal fine, è necessario dotarsi di uno specifico software denominato “ImageMagick”.

ImageMagick è un software libero e gratuito, ben noto a quanti utilizzino il sistema operativo GNU/Linux (in una qualsiasi delle sue innumerevoli varianti, o “distribuzioni”); ne esistono, fortunatamente, anche delle versioni compilate per l’utilizzo in Microsoft Windows e in Apple macOS: il programma può essere scaricato dal sito https://www.imagemagick.org/, dalla pagina dedicata al download.

Sebbene il sito sia in inglese, non dovrebbe essere troppo difficile individuare il file adatto al proprio, specifico computer: si tratta di un solo file che provvede all’installazione secondo le modalità proprie dello specifico sistema operativo.

La peculiarità di ImageMagick è che si tratta di un programma c.d. “a riga di comando”, ossia che non presenta un’interfaccia grafica ma richiede l’uso del c.d. “terminale” (in macOS) o “prompt dei comandi” (in Windows): in altre parole, l’utente dovrà immettere una serie di comandi digitando una sequenza di termini.

 

Ecco come procedere.

Innanzitutto, occorre procedere all’acquisizione del documento originale, ottenendo un’immagine (preferibilmente, ma non necessariamente, in formato .jpg/.jpeg: semplicemente, poiché si tratta di un formato compresso, se ne consiglia l’utilizzo perché si potranno ottenere delle immagini già in partenza più “leggere” rispetto ad altri formati) per ciascuna pagina da acquisire.

Occorrerà impostare il programma di scansione di modo che salvi tutte le immagini in una medesima cartella (predefinita dall’utente a seconda delle proprie necessità) e che, soprattutto, le denomini in maniera progressiva (per esempio: image-0001.jpg, image-0002.jpg e così via).

Una volta ottenute le immagini per tutte le pagine del documento da acquisire, si dovrà portarsi nella cartella in questione con il file browser (“Esplora file” di Windows o “Finder” di macOS) e di lì lanciare il “terminale/prompt dei comandi” (di modo che quest’ultimo possa operare direttamente sui file ivi contenuti senza dover necessariamente digitarne il percorso completo) [N.B.: poiché in Windows 10 non sembra esserci un comando che consenta di aprire il Prompt dei comandi da Esplora file, sarà necessario spostarsi nella cartella direttamente dalla riga di comando].

A quel punto, entra in gioco ImageMagick: per ricavare un documento PDF multipagina dalle immagini scansionate, riducendo nel contempo il “peso” del file che dipende dalle dimensioni “fisiche” originarie delle pagine A4 acquisite, sarà sufficiente digitare la seguente, (solo apparentemente) arcana formula:

convert *.jpg -resize 800 XXX.pdf

(inserendo in luogo del segnaposto “XXX” il nome desiderato per il documento, senza spazi intermedi; il valore “800” corrisponde alla metà circa della larghezza di un’immagine di 1653x2338 pixel; non è necessario indicare anche il valore dell’altezza, poiché il programma automaticamente opererà la proporzionale riduzione pure di tale dimensione, così da mantenere l’esatto rapporto iniziale; ovviamente, è possibile inserire un differente valore, a seconda delle specifiche esigenze — l’esperienza aiuterà).

Nel giro di breve tempo (che dipende da un lato dal numero delle immagini da convertire, dall’altro dalla potenza del computer) si otterrà un PDF-immagine multipagina relativamente “leggero” (comunque, più leggero di quel che sarebbe stato operando altrimenti).

 

La procedura descritta è la più essenziale possibile e presume che le singole immagini siano state acquisite già nel verso di lettura desiderato.

ImageMagick fornisce peraltro numerosissime funzioni delle quali tuttavia qui non si darà conto.

Di seguito, ci limitiamo a presentare una “formula” che intervenga sull’orientamento dell’immagine, nel caso (per esempio) che si siano acquisite immagini verticali di un documento con orientamento, invece, orizzontale (di talché, nel processo di conversione, le immagini verranno anche ruotate nel verso desiderato):

convert *.jpg -resize 800 -rotate 90 XXX.pdf

(il valore “90” indica il numero di gradi della rotazione e corrisponde alla rotazione a destra, da verticale a orizzontale; se si desiderasse, invece, la rotazione a sinistra, si dovrebbe indicare il valore “270”).

A ben vedere, dunque, ciò che in più viene richiesto all’operatore è di procedere separatamente alla creazione del PDF, anziché lasciare l’incombenza al software di scansione: decida il lettore cosa sia preferibile fra ciò e il dover procedere a un deposito telematico tramite invio multiplo.

Conclusioni

Il processo telematico rappresenta indubbiamente un progresso, quantomeno sotto il profilo operativo; richiede, tuttavia, un certo allargamento delle competenze proprie di un avvocato (o di un giurista pratico in generale, includendosi anche i magistrati, ovviamente); in particolare, per la miglior comprensione di determinati meccanismi e fenomeni giuridici, è indispensabile possedere cognizioni anche extragiuridiche, in particolare gli ormai irrinunciabili fondamentali dell’informatica.

Leggi dopo