Istruzioni per l’uso

Notifica ricorso depositato in forma cartacea e decreto di fissazione di udienza presente nel fascicolo informatico

Sommario

Dati e documenti necessari | Informazioni preliminari | Estrazione degli indirizzi PEC a cui effettuare la notifica | Redazione dell’atto e della relata di notifica | Preparazione della PEC di notifica | La prova della notifica |

Dati e documenti necessari

Dati e documenti  necessari:

  • Atti da notificare: 2 file. Scansione della copia conforme del ricorso di cui verrà attestata la conformità nella relata di notifica alla copia conforme cartacea in proprio possesso nonché copia informatica del provvedimento del giudice scaricato dal fascicolo informatico o presente nella comunicazione a mezzo PEC della cancelleria di cui verrà attestata la conformità nella relata di notifica alla copia informatica presente nel fascicolo informatico.
  • Procura alle liti: non è necessario allegare la procura alle liti in quanto nel caso di specie la procura è già presente in atti.
  • Tipologia di firma digitale e file da firmare: la firma digitale dovrà essere apposta sulla relata di notifica. Il formato della firma potrà alternativamente essere CAdES (estensione .p7m) o PAdES-Bes (l’estensione rimarrà .pdf)
  • Dati delle parti: il nome, cognome ed il codice fiscale dell'avvocato notificante;  il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti; il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario; l'ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l'anno di ruolo del procedimento a cui il provvedimento notificato si riferisce, l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui l'atto viene notificato; l'indicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
  • L’attestazione di conformità necessaria per entrambi gli atti da notificare.

Oggetto della PEC: notificazione ai sensi della legge n. 53/1994.

Informazioni preliminari

In primo luogo è opportuno ricordare che, per eseguire la notifica, non è necessario un redattore atti come per il deposito degli atti telematici ma potremo utilizzare il software di firma presente sul nostro PC o sul nostro dispositivo di firma (se si tratta di token usb o business key) e la nostra PEC (comunicata al consiglio dell’ordine) tramite client pec (ad es: Windows Mail, Thunderbird, Outlook o Outlook Express) o web mail.

Ricordiamo inoltre che per procedere alla notificazione in proprio a mezzo PEC sono necessari i seguenti requisiti:

  1. Essere muniti di procura alle liti a norma dell’art. 83 c.p.c. (la notifica non potrà dunque essere effettuata dal mero domiciliatario)
  2. Possedere un dispositivo di firma digitale
  3. Inviare le notifiche esclusivamente attraverso l’indirizzo PEC comunicato al proprio consiglio dell’ordine

Nel caso in esame sarà sufficiente richiedere una sola copia conforme cartacea del ricorso depositato in forma cartacea presso la cancelleria dell’ufficio giudiziario per poi procedere alla scansione e successiva attestazione di conformità nella relata di notifica. Alla PEC costituente la notifica, oltre alla copia scansionata della copia conforme, si dovrà allegare il provvedimento del giudice scaricato sotto forma di copia informatica dal fascicolo telematico. Di entrambi i file dovrà essere attestata la conformità nella relata di notifica redatta con un elaboratore testi e poi convertita in formato PDF testuale che allegheremo al messaggio PEC dopo averla firmata digitalmente.

Nel caso di specie non sarà in ogni caso necessario allegare la procura alle liti, essendo la stessa presente già in atti, salvo che la stessa non sia comunque contenuta nell’atto di cui si chiede copia conforme cartacea a margine o in calce. Per consolidata giurisprudenza (cfr. Trib. Milano, sent. 14 gennaio 2010) nessuna norma impone la notifica della procura ma è solo richiesto che la stessa sia stata conferita prima di procedere alla notifica in proprio a mezzo PEC.

Estrazione degli indirizzi PEC a cui effettuare la notifica

La notificazione dovrà essere eseguita esclusivamente presso un indirizzo  di posta elettronica certificata ricavato da un pubblico elenco.

I pubblici elenchi utilizzabili ai fini delle notificazioni in proprio sono tassativamente i seguenti:

Volendo dunque procedere con una notifica ad un professionista iscritto in albi o ad una impresa, ci si potrà collegare all’indirizzo http://www.inipec.gov.it/, digitare la ragione sociale e il luogo dell'azienda o gli estremi del professionista. Dopo aver inserito un codice di verifica visualizzeremo i dati dell'azienda o del professionista ed il relativo indirizzo PEC.

In alternativa per ottenere l’indirizzo PEC di una impresa sarà possibile estrarlo da una visura camerale aggiornata o ricavarlo dall’elenco raggiungibile al seguente indirizzo http://www.registroimprese.it/ricerca-libera-e-acquisto.

 

Qualora invece dovessimo estrarre l’indirizzo PEC di un avvocato, sarà necessario collegarsi all’indirizzo pst.giustizia.it o presso un PDA privato e, dopo aver effettuato il login con il proprio dispositivo di firma, accedere al REGINDE da cui potremo estrapolare l’indirizzo PEC dell’avvocato a cui notificare. Si segnala tuttavia che, relativamente agli indirizzi PEC degli avvocati il registro INIPEC risulta essere più aggiornato.

Come si può evincere dalla figura sovrastante, nel caso di notifica indirizzata ad una pubblica amministrazione, l’unico elenco pubblico utilizzabile, seppur al momento in cui si scrive privo delle più importanti PA, è il registro PP.AA. consultabile esclusivamente dal PST effettuando il login con il proprio dispositivo di firma digitale.

Qualora invece la notifica fosse indirizzata all’avvocatura dello stato generale o distrettuale, i relativi indirizzi possono essere reperiti selezionando l’ente di appartenenza e scrivendo nel campo cognome la stringa “avv”.

   

Redazione dell’atto e della relata di notifica

Dopo aver provveduto a scansionare la copia conforme cartacea ed estrarre la copia informatica del provvedimento dal fascicolo telematico, provvederemo ora a preparare la relata di notifica. Ricordiamo che, non è più necessario indicare il numero di iscrizione nel registro cronologico e degli estremi del provvedimento autorizzativo del consiglio dell’ordine in quanto l’autorizzazione alle notifiche in proprio è necessaria solo per le notifiche in proprio a mezzo raccomandata.

La relata di notifica dunque ai sensi del comma 5 dell’art. 3-bis l. n. 53/1994 dovrà contenere:

  1. il nome, cognome ed il codice fiscale dell’avvocato notificante;
  2. il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;
  3. il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;
  4. l’indirizzo di posta elettronica certificata a cui l’atto viene notificato;
  5. l’indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
  6. l'attestazione di conformità;
  7. l'ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l'anno di ruolo.

Nel caso di specie, come si è precedentemente specificato, si dovrà attestare la conformità nella relata di notifica sia della copia per immagine del ricorso ai sensi dell’art. 3-bis l. n. 53/1994 e sia della copia informatica del provvedimento del giudice ai sensi dell’art. 16-bis, comma 9-bis, d.l. n. 179/2012. L’attestazione di conformità come sempre dovrà contenere una breve descrizione degli atti che si notificano e i rispettivi nomi dei file.

Trattandosi di notificazione di atto in corso di procedimento verranno indicati gli estremi del procedimento.

Proponiamo di seguito un esempio di relata di notifica:

RELATA DI NOTIFICA A MEZZO

DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

ex art. 3-bis l. 21 gennaio 1994, n. 53

 

Ad istanza del sig. ......... (CF:.........) rappresentato, difeso e domiciliato come in atti, io sottoscritto avvocato ......... del Foro di ......... (CF: .........), nel procedimento pendente presso il Tribunale di ......... sezione ......... GI dott.......... RG:…….. ho notificato ad ogni effetto di legge:

 a:

1) ......... Spa (P. IVA/CF:.........), in persona del suo legale rappresentante pro-tempore, con sede in ......... alla via ......... trasmettendone copia a mezzo posta elettronica certificata all’indirizzo PEC@PEC.IT estratto dal registro degli indirizzi PEC delle imprese tenuto dal registro delle imprese (o ini-pec)

Avv. .........                                                                                       Luogo e data......... 

Preparazione della PEC di notifica

Dopo aver preparato la relata, la stessa potrà essere firmata digitalmente in formato CAdES o PAdES-bes e allegata alla PEC unitamente agli atti da notificare. Le copie informatiche non dovranno essere firmate digitalmente. L’oggetto del messaggio PEC dovrà essere tassativamente quello previsto dalla l. n. 53/1994 ovvero:notificazione ai sensi della l. n. 53/1994.

Nel corpo del messaggio non sarà necessario riportare alcuna dicitura tuttavia se si è optato per la tipologia di firma CAdES, può risultare buona prassi segnalare la presenza di allegati contenenti firme digitali con un testo simile al seguente:

Attenzione trattasi di notificazione eseguita a mezzo pec, ai sensi dell’art. 3-bis l. n. 53/1994.

Si invita il destinatario a prendere visione degli allegati che costituiscono gli atti notificati.

A puro titolo di cortesia, si avverte che la lettura degli allegati firmati digitalmente, identificabili dalla presenza dell 'estensione .p7m, richiede la presenza sul computer del destinatario, di un software specifico solitamente fornito dalle società che offrono servizi di firma digitale.

In alternativa è possibile verificare l 'identità del mittente, la validità legale del certificato di firma utilizzato e visualizzare il contenuto del documento firmato digitalmente, utilizzando servizi gratuiti messi a disposizione da alcune Certification Autority, disponibili su Internet come ad esempio:

In alternativa può essere consigliabile, per rendere meglio intellegibile la notifica al destinatario, inserire gli atti muniti di firma digitale anche in formato pdf privo di firma.

A differenza degli atti telematici la legge prevede che la notifica si perfezioni, per il notificante con la ricevuta di accettazione (cd. RdA), mentre per il destinatario nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna (cd. RdAC) che, stando alla littera legis, dovrà essere quella completa ovvero contenere il messaggio di posta elettronica e i suoi allegati per intero. (quest’ultima verifica potrà essere effettuata inviando a se stessi un messaggio PEC con un allegato e se la ricevuta di consegna contiene l’allegato sarete pronti ad effettuare notifiche a mezzo PEC diversamente dovrete configurare il vostro gestore PEC in modo tale da restituirvi una ricevuta completa. Si segnala tuttavia che, come opzione predefinita quasi tutti i gestori pec sono configurati per restituire la ricevuta di consegna completa)

È importante inoltre porre l’attenzione sull’esistenza della norma dell’art. 147 c.p.c. che stabilisce che le notificazioni possono farsi dalle ore 7 alle ore 21. L’articolo 16-septies d.l. n. 179/2012 rubricato tempo delle notificazioni con modalità telematiche statuisce che se effettuate dopo le ore 21, le notifiche telematiche si considereranno perfezionate il giorno successivo.

La prova della notifica

Sarà poi importante conservare le ricevute di presa in carico, consegna e relativi allegati che potranno essere esibite in giudizio, in formato elettronico con deposito telematico, avendo cura di salvare le stessa in formato .eml o .msg e non come stampa PDF o scansione.

Si rammenta che per fornire la prova della notifica si dovrà procedere al deposito telematico delle ricevute di accettazione e consegna completa (che contiene già al suo interno gli allegati costituendi la notifica) in formato salvandole (o esportandole) sul proprio PC o all’interno del fascicolo del proprio gestionale/redattore in formato .eml o .msg.

Solo in via residuale, e negli uffici in cui non sia attivo il deposito telematico (ad es: Giudice di Pace o Cassazione), l’art. 9 l. n. 53/1994 prescrive che, qualora non fosse possibile depositare in forma telematica il messaggio di posta elettronica certificata i suoi allegati e le ricevute, sarà comunque possibile depositare copia analogica asseverandone la conformità ai sensi dell’art. 23 CAD. In questo ulteriore caso dunque provvederemo a stampare copia integrale del messaggio di posta elettronica con i relativi allegati e le due ricevute (RdA e RdAC) apponendovi in calce la seguente attestazione datata e firmata (Tale asseverazione dovrà essere effettuata per ciascun documento):

ATTESTAZIONE DI CONFORMITÀ AI SENSI DEGLI ARTT. 9 L. N. 53/1994 E 23, COMMA 1, CAD

io sottoscritto avv. ________ (CF_________) del foro di _____ attesto, a norma e per tutti gli effetti di legge, la conformità della presente copia cartacea all’originale telematico in mio possesso da cui è stata estratta.

 

Data e Luogo                                                                            Avv. ________

Per gli allegati firmati digitalmente  aggiungere la seguente dicitura

Si attesta altresì che l’originale telematico è stato firmato digitalmente da____ con certificato di firma in corso di validità e non revocato al momento della sottoscrizione.

 

N.B: Le notifiche a mezzo PEC sono possibili esclusivamente nei procedimenti civili (GDP, Tribunale, Corte di Appello, Cassazione)

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