Istruzioni per l’uso

Richiesta di visibilità del fascicolo

08 Febbraio 2016 | Richiesta di visibilità (PCT)

Sommario

Scheda riassuntiva | Creazione deposito, raccolta dati | Firma dei documenti | Creazione busta e spedizione atto via PEC |

Scheda riassuntiva

Atto di richiesta visibilità del fascicolo (nome atto ministeriale –AttoRichiestaVisibilita)

 

L’atto richiesta di visibilità di un fascicolo viene utilizzato dall’avvocato per chiedere alla cancelleria l’abilitazione per l’accesso ad un determinato fascicolo già registrato e iscritto a ruolo e quindi, essere messo in grado di poter prendere visione dei documenti informatici in esso presenti e successivamente procedere al deposito di propri atti telematici (opposizioni, costituzioni, ecc). Senza questo passaggio ogni tentativo di deposito telematico su quel fascicolo provocherà la restituzione di un errore come esisto dei controlli automatici (“Il Mittente non ha accesso al fascicolo”). Si tenga conto che il periodo di visibilità proposto al cancelliere durante la fase di accettazione manuale del deposito, è di default settato a 4 giorni ma può essere da lui variato.

 

Tipologia atto - Atto di Parte – Fase Introduttiva

 

Rito – TUTTI

 

Ruolo – TUTTI

 

Codici Ruolo Materia Oggetto utilizzabili: TUTTI

 

Sistema di accettazione lato Cancelleria: SICID, SIECIC

 

 

Dati e documenti  necessari:

-        Dati della parte rappresentata: Denominazione/Cognome e nome, Natura giuridica, codice fiscale.

-        Numero e anno del Ruolo Generale

-        Atto Principale: privo della delega a margine, in formato .pdf ottenuto dalla conversione di un testo di videoscrittura

-        Procura alle liti: in calce, su foglio separato come previsto dall’art. 83, comma 3, c.p.c., così come modificato dall’articolo 45, comma 9, della l. 18 giugno 2009, n. 69. Il foglio che riporta il mandato conferito dalla parte all’avvocato va fatto sottoscrivere dalla stessa, firmato dall’avvocato per autentica, stampato su carta e acquisito tramite lo scanner; quest’ultima operazione è necessaria per trasformare nuovamente il documento da cartaceo in un documento digitale, in formato PDF di tipo immagine. Ricordarsi di indicare il tipo di allegato, come PROCURA ALLE LITI

-        Eventuale atto notificato al proprio cliente (originale digitale , duplicato informatico, se ricevuto a mezzo PEC o scansione della prima facciata se ricevuto per vie tradizionali con Attestazione di Conformità all’originale)

-        Altri Allegati ad eventuale supporto della richiesta nei formati previsti dalla normativa ministeriale (.pdf, .rtf, .txt, .jpg, .gif, .tiff, .xml, .p7m, .eml, .msg, .zip, .rar)

Creazione deposito, raccolta dati

La creazione del deposito dell’Atto di richiesta visibilità richiede all’avvocato l’inserimento di alcuni dati obbligatori, dell’Atto Principale e della Procura alle liti.

 

Di norma il processo di redazione vede come primi dati da inserire:

  • il Registro ,
  • il Rito,
  • l’ufficio giudiziario di destinazione dell’atto telematico e
  • il riferimento al Ruolo Generale (numero/sub/anno) del fascicolo di cui si richiede l’accesso.

Per quanto riguarda il Registro, è bene ricordare che tale scelta, determinerà l’inoltro del deposito al corretto sistema informatico  dell’ufficio giudiziario di destinazione e cioè al sistema SICID ( Contenzioso Civile, Lavoro, Agraria, Volontaria Giurisdizione) o SIECIC (Esecuzioni Mobiliari, Immobiliari, Procedure Concorsuali).

 

Un’altra informazione prevista per questo tipo di atto, questa volta però come elemento opzionale, è la segnalazione d’urgenza da inviare all’operatore di cancelleria il quale vedrà visualizzata nel suo sistema, questa indicazione riferita al deposito, con la presenza di una campanella.

 

 

Si procede poi con l’inserimento dei dati relativi alla PARTE RAPPRESENTATA, di cui è necessario conoscere ed indicare il CODICE FISCALE. A seconda del redattore utilizzato potrebbe essere richiesto anche l’inserimento della Natura Giuridica e del Cognome/Denominazione.

 

A questo punto si aggiungono i dati del professionista che effettua il deposito cioè il Cognome, il Nome e il Codice Fiscale. Alcuni redattori propongono di completare le informazioni del professionista anche con i dati relativi al domicilio; questo perché fino a poco tempo fa, tali dati erano previsti come obbligatori dai sistemi ministeriali e la loro assenza provocava un errore in fase di controllo lato cancelleria. Tali dati sono di norma già inseriti nella fase di configurazione del redattore.

 

L’associazione tra la Parte Rappresentata e il professionista che la rappresenta completa la raccolta delle informazioni necessarie per la creazione del documento “guida” del deposito cioè del datiatto.xml.

 

Alcuni redattori propongono in questa fase una finestra di controllo nella quale vengono visualizzate informazioni su eventuali errori o incongruenze derivanti dal caricamento dei dati. In tal caso è sempre possibile tornare indietro e correggere l’errore segnalato.

 

A questo punto è necessario procedere con:

  • l’importazione dell’ATTO PRINCIPALE contente la richiesta di accesso al fascicolo (che ricordiamo può essere scritto con qualsiasi programma di video scrittura ma obbligatoriamente salvato in formato .pdf testo, quindi in nessun modo deve essere il altro formato o ottenuto da una scansione di un documento cartaceo),
  • della Procura alle liti ai sensi dell’art. 83, comma 3, c.p.c., ottenuta dalla scansione del documento cartaceo su cui sono presenti le firme della parte rappresentata e dell’avvocato per autentica, degli eventuali altri allegati.

 

In base al tipo di redattore utilizzato, i documenti possono essere prelevati da un eventuale fascicolo precedentemente creato, da cartelle presenti sul proprio computer o creati contestualmente tramite l’attivazione di programmi di video scrittura.

 

È  bene prestare attenzione al nome dato ad ogni documento durante la fase di salvataggio;  infatti il nome non deve contenere caratteri speciali (+ - &  %  £ $, ecc.), lettere accentate o punteggiatura ( ovviamente fatto salvo il punto che precede l’estensione del documento,  ad esempio .pdf oppure .txt) e non può essere più lungo di 100 caratteri compresa l’estensione.  

 

N.B.: Nel caso in cui venga selezionato un documento di tipo .doc o docx e si disponga sul proprio PC di Microsoft Office Word vers. 2007 o superiore, alcuni redattori come ad esempio Cliens, provvederanno  automaticamente a convertire il documento, in formato pdf testo. 

Firma dei documenti

Terminata la raccolta dei documenti, si procede con l’apposizione della firma digitale, in questo caso obbligatoriamente, sull’Atto Principale, sulla Procura alle liti, sul datiatto.xml.

Prima di procedere è bene controllare che il dispositivo di firma digitale dell’avvocato che sta effettuando il deposito, sia già stato in correttamente installato e configurato e, in caso di smart card o token USB, collegato al PC.

 

 

A seconda del tipo di redattore utilizzato sarà possibile firmare i documenti singolarmente o a gruppi, utilizzando la propria smart card o sistemi di firma remota basati su OTP (password temporanea). In questo secondo caso, salvo che non stia già utilizzando un redattore via web, sarà necessario accertarsi di essere connessi ad Internet.

In base al tipo di dispositivo di firma utilizzato, verrà mostrata la richiesta di inserimento del PIN della smart card

 

 

oppure di quello temporaneo generato dal sistema OTP e le relative credenziali

 

 

Le operazioni di firma hanno un tempo variabile dipendente dal sistema utilizzato, dal numero dei documenti da firmare e dalla loro dimensione.

 

Completata la fase di firma verrà mostrato per ogni documento firmato digitalmente il codice fiscale del firmatario.

 

 

Di norma al termine del processo di firma dei vari documenti, resta ancora possibile intervenire per eliminarne la firma e/o visualizzare ogni singolo documento, rispettivamente utilizzando le funzioni messe a disposizione dal proprio redattore. 

Alcuni redattori propongono in una fase separata, la firma del file di riepilogo informazioni denominato datiatto.xml, mostrando anche il riepilogo dei dati del deposito. 

 

 

Creazione busta e spedizione atto via PEC

L’ultimo passaggio vede la creazione della busta  (in questa fase viene realizzato il messaggio cifrato, il cosiddetto atto.enc, che sarà incluso come allegato al messaggio PEC inviato alla casella dell’ufficio giudiziario). Alcuni redattori, richiedono da parte dell’utente,  l’attestazione di presa visione e conformità tra atto principale e dati raccolti (datiatto.xml) senza la quale non è possibile procedere.

 

Arrivati a questo punto, si procede con l’invio vero e proprio che può attivarsi o direttamente dall’interno del redattore utilizzato o attraverso il richiamo di un programma di posta elettronica esterno (come ad esempio Ms Outlook o Thunderbird).

Il tempo necessario al completamento della spedizione della busta può variare a seconda delle dimensioni del messaggio PEC finale e delle performance della connessione internet utilizzata ( attenzione in questo caso si andrà ad utilizzare la banda in “upload”, caricamento, che di norma è di gran lunga inferiore come capacità rispetto a quella utilizzata per scaricare i contenuti del web) e può quindi variare da pochi secondi a diversi minuti.

Al termine di questa fase viene restituito un messaggio di conferma di avvenuto invio, che vuol dire che il messaggio è stato inoltrato correttamente al proprio gestore PEC e di conseguenza sarà controllato e spedito.

 

Da questo momento si innescherà il flusso dei messaggi PEC di risposta che prevede:

-        La ricevuta di Accettazione (RAC) che identifica la presa in carico e la spedizione del messaggio da parte del proprio gestore PEC

-        La ricevuta di Avvenuta Consegna (RDAC) che attesta il ricevimento del messaggio da parte del gestore PEC del destinatario

-        L’esisto dei controlli automatici quale risultato dei controlli effettuati dal sistema ministeriale sulla busta depositata

-        L’esito dell’Accettazione quale risultato dell’intervento manuale del cancelliere. Attenzione!!! Indipendentemente dall’esito positivo o negativo quindi dell’accettazione o rifiuto del deposito, l’oggetto del messaggio PEC ricevuto, non cambia. È quindi fondamentale aprire sempre il messaggio e controllarne il contenuto

 

Nel caso in cui non si dovesse ricevere il primo dei messaggi di posta, cioè quello di Accettazione nei normali tempi di risposta, oltre i 10 minuti, è bene controllare come prima cosa che la propria casella PEC non abbia raggiunto la massima capienza (casella piena). Se si verifica questa situazione, il proprio gestore PEC risulterebbe impossibilitato ad inoltrare il messaggio al destinatario, senza però riuscire ad avvisare il mittente. In altri casi contattare il proprio gestore PEC.

Se invece non pervengono gli Esisti dei controlli Automatici e/o dell’Accettazione, controllare che non vi siano segnalazioni di interventi di manutenzione in corso da parte del Ministero della Giustizia e in particolare sul distretto a cui si riferisce l’ufficio giudiziario di destinazione. In questi casi è sempre bene prendere contatto la relativa cancelleria prima di effettuare un nuovo deposito, soprattutto se si tratta del deposito di un atto introduttivo.

 

Oltre ai casi sopra descritti possono verificarsi ulteriori situazioni come la Mancata Accettazione o Mancata Consegna che possono essere dovute a situazioni diverse quali la rilevazione di virus nel messaggio inviato, indirizzo di destinazione non valido,  casella del destinatario piena, ecc.

 

In caso di accettazione della richiesta di visibilità inoltrata, la cancelleria invierà una comunicazione PEC  strutturata come il seguente esempio:

 

COMUNICAZIONE 4/2015/VG


Tribunale Ordinario di Model Office Balduina Virtuale.

--
Notificazione di cancelleria ai sensi del D.L. 179/2012
Sezione:

Tipo procedimento: Volontaria Giurisdizione
Numero di Ruolo generale: 4/2014
Giudice:
Ric./Ist. princ.: SERVIZI INFORMATICI
Resist. principale: GIU

Si da' atto che in data 30/07/2014 alle ore 15:15 il cancelliere ZANGA DIEGO ha provveduto ad inviare
al Gestore dei Servizi Telematici, al sistema di posta elettronica certificata del Ministero della Giustizia
per il successivo inoltro all'indirizzo di posta elettronica paolo.dellacostanza@lamiapec.it della parte
PAOLO DELLA COSTANZA il seguente messaggio di posta elettronica certificata cui risultano
allegati i documenti che nel registro di cancelleria sono associati a:

Data Evento: 29/07/2014
Tipo Evento:
Oggetto: ACCOGLIMENTO RICHIESTA DI VISIBILITA'
Descrizione: CONCESSA AUTORIZZAZIONE ALLA CONSULTAZIONE DEL FASCICOLO A GIUFFRE SWTEST1 (PARTE GIU) DAL 29/07/2015 SINO ALLE 24:00 DEL 02/08/2015

Note:

Notificato alla PEC / in cancelleria il 30/07/2015 15:15
Registrato da NOME CANCELLIERE
--
Si vedano gli eventuali allegati.

Si prega di non replicare a questo messaggio automatico.
Per ulteriori informazioni: http://www.processotelematico.giustizia.it//

 

 

 

COMUNICAZIONE 4/2015/VG


Tribunale Ordinario di Model Office Balduina Virtuale.

--
Notificazione di cancelleria ai sensi del D.L. 179/2012
Sezione:

Tipo procedimento: Volontaria Giurisdizione
Numero di Ruolo generale: 4/2014
Giudice:
Ric./Ist. princ.: SERVIZI INFORMATICI
Resist. principale: GIU

Si da' atto che in data 30/07/2014 alle ore 15:15 il cancelliere ZANGA DIEGO ha provveduto ad inviare
al Gestore dei Servizi Telematici, al sistema di posta elettronica certificata del Ministero della Giustizia
per il successivo inoltro all'indirizzo di posta elettronica paolo.dellacostanza@lamiapec.it della parte
PAOLO DELLA COSTANZA il seguente messaggio di posta elettronica certificata cui risultano
allegati i documenti che nel registro di cancelleria sono associati a:

Data Evento: 29/07/2014
Tipo Evento:
Oggetto: ACCOGLIMENTO RICHIESTA DI VISIBILITA'
Descrizione: CONCESSA AUTORIZZAZIONE ALLA CONSULTAZIONE DEL FASCICOLO A GIUFFRE SWTEST1 (PARTE GIU) DAL 29/07/2015 SINO ALLE 24:00 DEL 02/08/2015

Note:

Notificato alla PEC / in cancelleria il 30/07/2015 15:15
Registrato da NOME CANCELLIERE
--
Si vedano gli eventuali allegati.

Si prega di non replicare a questo messaggio automatico.
Per ulteriori informazioni: http://www.processotelematico.giustizia.it//

 

 

 

 

 

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