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Atti e Documenti 2.0

24 Giugno 2019 |

Sommario

Inquadramento | A&D nel sistema S.I.C.P. | Atti e Documenti 1.0 | Atti e Documenti 2.0 | Invio dati e atti al S.I.C.P. ed aggiornamento automatico del registro | Funzionalità atti di cancelleria e notifiche | Prospettive |

Inquadramento

L’applicativo A&D (acronimo di Atti e Documenti), interagendo con la base dati distrettuale del S.I.C.P. (Sistema Informativo della Cognizione Penale), persegue l’obiettivo di superare l'anacronistica separazione tra il lavoro delle cancellerie e quello dei magistrati, con un sistema di interscambio elettronico tra dati di registro e informazioni contenute negli atti processuali.

 

 

In evidenza

Da semplice redattore di atti (nella versione 1.0), a scrivania virtuale degli atti e dei fascicoli (nella versione 2.0), il modulo A&D è oggi predisposto per la firma digitale remota e potrebbe rappresentare in futuro, nell’ottica del vero processo penale telematico, quando saranno predisposti i necessari  requisiti architetturali e funzionali per una complessiva reingegnerizzazione dei sistemi attualmente in uso, lo strumento per realizzare il deposito informatico dei provvedimenti nativi digitali, senza più necessità del deposito cartaceo, attualmente imposto normativamente.

A&D nel sistema S.I.C.P.

A&D fa parte della “famiglia” S.I.C.P., un articolato sistema informatico che gestisce i flussi dei processi - sia i dati che gli eventi - avvalendosi di una serie di sottosistemi, che interagiscono con la stessa base dati, per rispondere alle concrete esigenze che vengono in rilievo nelle diverse fasi del procedimento.
Si tratta, dunque, di un sistema dinamico, il cui principale modulo (Re.ge. Web) gestisce la quasi totalità dei registri penali, raccogliendo in maniera assolutamente analitica i dati e le attività compiute nell’arco del procedimento penale e rispondendo ad una logica innovativa che, nel rispetto delle norme procedurali, svincola le informazioni dall’appartenenza ad un singolo registro e le mette a disposizione di tutti gli uffici che si trovano ad operare sullo stesso procedimento (attraverso un articolato sistema di profili che permette ai diversi utenti di accedere solo alla parte di dati per i quali vi è competenza processuale), con un evidente risparmio di lavoro e di tempo, non essendo necessario inserire più volte i medesimi dati (cfr. circolari del Ministero della Giustizia dell’11 giugno 2013 e del 9 dicembre 2014, sulla tenuta informatizzata dei registri nel settore della cognizione penale di 1° e 2° grado e nelle indagini preliminari).
 
All’interno di tale sistema, il modulo “satellite” A&D, attuando un flusso informatico in ingresso e in uscita tra atti processuali e corrispondenti eventi descritti nel registro, ha lo scopo di semplificare il lavoro dei magistrati e dei cancellieri, consentendo ai primi di selezionare e recepire nei propri atti i dati del fascicolo presenti nel registro informatico (ad esempio, il numero di procedimento, il magistrato, i dati delle parti, la qualificazione giuridica dei reati, etc.) e ai secondi di certificare gli eventuali dati corretti o aggiunti dai magistrati con i propri atti processuali.
In altri termini, i modelli inseriti nell’applicativo si interfacciano direttamente con il registro informatico e leggono i dati in esso inseriti, che vanno quindi a riempire i campi di cui si compone il singolo provvedimento (ivi compreso il capo di imputazione per esteso, se incluso nel precedente atto collegato), a partire dal quale si può, poi, realizzare un automatico aggiornamento del registro medesimo. 
Non trattandosi di un’applicazione fruibile via web, è necessario che venga installata su ciascun computer e presuppone, naturalmente, che si proceda alla configurazione del singolo utente (magistrato o cancelliere). 

Atti e Documenti 1.0

Nella versione 1.0, il modulo A&D è un componente aggiuntivo di Word 2007 (vale a dire, un programma supplementare che è possibile installare per estendere le funzionalità di Microsoft Office Word con comandi personalizzati e caratteristiche specializzate), che mette in collegamento le informazioni contenute nel fascicolo selezionato in Re.Ge. Web con l’atto processuale che si sta redigendo.  

Già in questa prima versione sono evidenti le potenzialità del sottosistema, in termini di risparmio di tempo e di qualità del dato, conseguenti al recupero automatico delle informazioni presenti in S.I.C.P., per renderle disponibili negli atti in itinere, e alla modifica automatica dei dati nel registro, a seguito di validazione informatica degli atti così formati. Il modulo punta, peraltro, anche ad una ulteriore riduzione dei tempi di lavoro delle cancellerie, consentendo di produrre atti in serie (ad esempio, copertine dei fascicoli e report per i verbali di udienza).

Le prestazioni poco performanti di questa versione dell’applicativo, in uno alla eccessiva rigidità dei modelli e delle variabili messe a disposizione dal sistema per la redazione degli atti, ne hanno fatto, tuttavia, uno strumento scarsamente utilizzato in tutti gli uffici giudiziari.

Atti e Documenti 2.0

A&D 2.0 non è solo un redattore documentale (Microsoft Office Word viene aperto soltanto al momento della formazione degli atti), ma una vera e propria App, di facile utilizzo (anche grazie ad una interfaccia grafica accattivante ed all’uso di menu, pulsanti ed icone di intuitiva comprensione) e arricchita di nuove funzionalità, come quelle di gestione delle notifiche telematiche e di deposito dei provvedimenti nativi digitali nella piattaforma documentale (cd. Pdoc, implementata nella versione 7.0 di S.I.C.P., con la possibilità di salvare molteplici documenti da cui attingere dati, senza più il rischio di appesantire il programma).

Le funzioni disponibili variano in base all’utente e al profilo selezionato.

Il sistema consente, innanzitutto, di ricercare e consultare atti o procedimenti nel registro informatico, attraverso una doppia modalità di interrogazione: per parole contenute nei documenti inseriti nella piattaforma documentale e collegati ai fascicoli presenti nella base dati, ovvero utilizzando gli appositi campi messi a disposizione del sistema per la ricerca tra i dati strutturati del registro.

 

Individuato il procedimento di interesse, se ne possono visualizzare le diverse informazioni raggruppate in quadri (dati generali, indagati, parti offese, qualificazione giuridica dell’atto, richieste) ed è possibile accedere ad eventuali procedimenti collegati (si pensi ai fascicoli riuniti o stralciati) e consultare in modo rapido tutti gli atti associati al procedimento (gli atti vengono aperti in formato pdf, con possibilità di effettuare ricerche testuali e di visualizzare le informazioni associate).

La fase di elaborazione degli atti viene eseguita all’interno di Microsoft Word, con l’aggiunta del componente Atti e Documenti 2, che realizza il collegamento dell’atto in formazione con i dati del fascicolo presente in Re.ge. Web.

Come nella precedente versione, attraverso la funzionalità di redazione il magistrato, a partire da determinati modelli, può predisporre i propri atti recependo le informazioni presenti sul registro informatico ed alimentando il sistema stesso di nuovi dati (o modifiche a quelli esistenti), inseriti durante e attraverso la redazione del documento.

La nuova versione aggiunge, tuttavia, nuova possibilità, come la creazione di modelli personalizzati direttamente dalla redazione dei singoli atti e il richiamo dei blocchi di testo e delle imputazioni presenti in archivio, che dovrebbero favorirne l’effettiva diffusione tra i magistrati.

Selezionata la relativa funzionalità,il sistema presenta la scrivaniadi Redazione Atti, disponibile in modalità on-line (quando si è connessi alla rete giustizia), nel qual caso tutte le operazioni vengono compiute attingendo dati dal registro informatico e restituendo eventualmente dati a quest’ultimo, ovvero in modalità off-line (sempre disponibile), con possibilità di lavorare da una postazione non connessa alla rete giustizia sui dati precedentemente importati dal registro informatico (si pensi alla necessità di redigere un provvedimento in carcere, all’esito dell’udienza di convalida di una misura precautelare).

All’apertura dell’atto, i campi presenti nel documento vengono aggiornati con i dati del fascicolo scaricato in locale (così, ad esempio, i dati della richiesta di rinvio a giudizio potranno essere utilizzati dal Gip per la redazione del decreto che dispone il giudizio ed il giudice del dibattimento si potrà avvalere dei dati del decreto di rinvio a giudizio al momento della redazione della sentenza).

Naturalmente, l’elenco dei modelli proposti dal sistema varia in funzione del contesto di partenza, dipendendo dall’iter del procedimento, dall’ufficio di appartenenza e dall’eventuale collegamento con un precedente atto (ad esempio, se l’atto da redigere è un provvedimento su una richiesta del PM, il sistema proporrà solo modelli congruenti con il tipo di richiesta evidenziata).

 

Come anticipato, nella nuova versione, con un profilo adeguato, è possibile utilizzare l’atto appena redatto per creare un nuovo modello. La tipologia del modello rimarrà la stessa dell’atto e sarà possibile procedere alla sua modifica dal menu Designer.

La funzionalità Blocchi di testo consente, poi, di inserire parti di testo già codificate, con l’eventuale aggiunta di formule da attualizzare al momento della redazione del documento.

Nella predisposizione di determinate tipologie di atti ci si può avvalere anche della funzionalità Capi di imputazione, che consente sia di richiamare capi di imputazione già codificati, sia di crearne di nuovi da riutilizzare in seguito. Il capo di imputazione, redatto direttamente all’interno dell’atto nel riquadro corrispondente, viene aggiornato automaticamente ad ogni modifica.

I capi di imputazione già presenti nel sistema sono suddivisi in due sottogruppi: Modelli e Archivio. Nel primo sono presenti tutti i capi di imputazione per i quali siano state impostate determinate proprietà e che possono essere utilizzati nella redazione di documenti (tra i modelli sono elencati sia quelli standard, cioè forniti con l’applicazione, sia quelli creati dagli utenti; i modelli non standard possono anche essere modificati o eliminati). Nel sottogruppo Archivio sono invece elencati tutti i capi di imputazione inseriti nei documenti inviati alla piattaforma documentale (nel testo del capo d’imputazione è possibile, come per i blocchi di testo, inserire formule da attualizzare in base ai dati presenti nel fascicolo di interesse).

 

La funzionalità Proposta Pena/Dispositivo consente, infine, di inserire e gestire le proposte di pena e i dispositivi, che possono essere standard, cioè predefiniti e presenti nel sistema, oppure creati dagli utenti stessi. La pena proposta contenuta, ad esempio, nella richiesta di decreto penale, sarà poi inserita in S.I.C.P. dopo la certificazione dell’atto da parte della cancelleria (v. infra) e, se accettata, diventerà il dispositivo relativo all’imputazione inserita.

Innovativa è anche la possibilità di condividere gli atti con altri utenti/uffici, con gestione dei relativi permessi di accesso (lettura, aggiornamento, cancellazione). Sugli atti condivisi saranno possibili solo determinate operazioni, dipendenti dallo stato dell’atto: libero (quando il documento è disponibile per tutti), occupato (quando l’atto è aperto da qualcuno per una eventuale modifica), pubblicato (quando l’atto è stato inviato a S.I.C.P.).

In caso di atto “disponibile”, si potrà attivare l’ambiente di lavoro Microsoft Word, per la funzionalità di redazione, come sopra descritta.

La funzionalità per la gestione degli atti esterni permette, infine, di acquisire qualsiasi documento presente nel file system (o anche importato dal gestore documentale Tiap Document@) e di associarlo a uno o più elementi del fascicolo. L’elemento esterno acquisito diventerà parte integrante del fascicolo.

Invio dati e atti al S.I.C.P. ed aggiornamento automatico del registro

Gli atti preparati con il redattore possono essere inviati a Re.ge. Web, per l’inserimento nella piattaforma documentale e la consultazione nel registro attraverso il link presente nel fascicolo.

Quando non ci sarà più bisogno di depositare i provvedimenti in cancelleria, il software consentirà, peraltro, di depositare e conservare informaticamente gli atti sottoscritti con firma digitale remota (sia in PDF che P7M).

Nell’ottica della semplificazione degli adempimenti amministrativi e del miglioramento della qualità dei dati, le eventuali nuove informazioni contenute negli atti inviati al sistema realizzano l’automatico aggiornamento dei quadri del registro (si pensi alle relazioni indagati-qualificazioni giuridiche dei reati contenute in una richiesta di misura cautelare), con una una serie di flussi e di altri automatismi dipendenti dalla tipologia dell’atto (ad esempio, nel caso di richiesta di proroga delle indagini, si realizza la modifica nel registro del corrispondente iter dell’indagato e del fascicolo).

In questi casi, tuttavia, l’inserimento dell’atto nel sistema è subordinato alla validazione del cancelliere attraverso la funzione di Certificazione Atti, con cui si possono effettuare una serie di controlli di congruità tra le informazioni inserite nell’atto e quelle presenti nella base dati del registro informatico.

In particolare, qualora le modifiche apportate al fascicolo non siano ritenute congruenti, l’utente potrà rifiutarle senza bloccare il processo di certificazione, che verrà comunque portato a termine, al netto delle modifiche dei dati e dei flussi previsti dall’atto. La funzione Rifiuta Attoconsente, invece, di negare la certificazione e di restituire l’atto, che tornerà ad essere disponibile nella scrivania di Redazione Atti, con la possibilità per il magistrato di visualizzare il motivo del rifiuto. Nel caso in cui le modifiche apportate al fascicolo vengano ritenute congruenti, l’utente potrà invece accettarle, consentendo al sistema di avviare il processo di certificazione.

Vi è da chiedersi, peraltro, se la funzione di certificazione delle modifiche possa realizzare un oggettivo snellimento delle attività di cancelleria con riferimento ad atti privi di rilevanza giuridica in quanto sforniti di firma digitale e non depositabili informaticamente. Invero, una volta inviato a Re.ge. Web, l’atto dovrà essere necessariamente stampato, per essere sottoposto alla firma del magistrato e, poi, nuovamente presentato in cancelleria per il timbro di depositato. Solo in questo momento, avendo l’atto acquistato giuridica rilevanza, si potrà procedere con l’accettazione delle modifiche proposte con il provvedimento, per avviare la procedura di automatico aggiornamento del registro. A questo punto, peraltro, potrebbe risultare opportuno procedere alla scansione del provvedimento con timbro di depositato, per caricarlo nel sistema in sostituzione o in aggiunta al documento “bozza”.

Funzionalità atti di cancelleria e notifiche

Il sistema è in grado, in ogni caso, di apportare altri benefici al lavoro di cancelleria, consentendo di automatizzare attività ripetitive di ridotto valore (ad esempio, stampa delle copertine dei fascicoli, intestazione dei verbali di udienza, etc.), con un miglior impiego delle energie lavorative del personale ed un evidente salto di qualità in termini di efficienza e rapidità.

In particolare, con A&D è possibile redigere atti massivi tramite batch (procedura che permette di memorizzare una serie di comandi e di eseguirli automaticamente in sequenza), a partire da opportuni modelli, con possibilità di selezione multipla dei fascicoli.

La funzione di Notifiche consente, inoltre, di gestire le notifiche penali - create attraverso la funzione di Redazione Atti ovvero importate nel sistema dall’esterno (attraverso la funzione di Importa Atti) - e di spedirle attraverso il collegamento con Re.ge. Web, con la possibilità di allegare documenti presenti nella piattaforma documentale di S.I.C.P.

Tale funzionalità agevola, dunque, la gestione delle notifiche automatizzando la loro redazione e i successivi invii, ed inserendo nel fascicolo le informazioni relative all’esito. Viene, infatti, inserita un’annotazione di tipo Notifica Penale (eventualmente collegata ad una precedente richiesta), con automatico aggiornamento dell’iter del fascicolo.

E però, anche con riferimento a questa funzionalità, non può non evidenziarsi che, fino a quando non sarà consentito firmare e depositare informaticamente gli atti predisposti dai magistrati, il sistema rimarrà sempre incompleto, poiché sarà ancora necessario scansionare ed allegare l’atto da notificare.

Prospettive

A&D 2.0 promette molto, pur con i limiti dovuti all’assenza del provvedimento nativo digitale.

Tuttavia, per poterne valutare l’effettivo impatto sul lavoro di magistrati e cancellieri, bisognerà attenderne l’effettiva diffusione negli uffici giudiziari.

Infatti, sebbene sia stata rilasciata da tempo, anche la nuova versione del modulo stenta a decollare, sia negli uffici di Procura che nei Tribunali, registrandosene un uso decisamente limitato, peraltro quasi sempre in forma sperimentale.

Trattandosi di un sistema “facoltativo”, occorrerà sensibilizzare gli utenti, assicurando una idonea formazione, anche a livello locale, sia per i magistrati che per il personale amministrativo, senza dimenticare peraltro che il Ministero della Giustizia ha già da tempo avviato un serio programma formativo, attraverso l’utilizzo di una piattaforma e-learning, accessibile all’interno della R.U.G. (Rete Unica Giustizia).

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