Processo civile telematico: busta oltre i 30 mega

26 Febbraio 2016 | Maela Coccato

Sommario

Inquadramento normativo: modalità del deposito telematico tra obbligatorietà e facoltatività | Modalità operative del deposito telematico | Contenuto della busta telematica: l'atto principale | Contenuto della busta telematica: gli allegati qualificati e gli allegati semplici | Dimensioni della busta telematica | Casi eccezionali: il deposito cartaceo |

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Inquadramento normativo: modalità del deposito telematico tra obbligatorietà e facoltatività

* Scheda in fase di aggiornamento da parte dell'Autore

Il d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con l. 17 dicembre 2012, n. 221 ha introdotto l'obbligatorietà del deposito telematico nel processo civile, contenzioso e di volontaria giurisdizione, degli atti processuali e dei documenti delle parti precedentemente costituite. Il deposito telematico è obbligatorio anche per i ricorsi monitori e per gli atti endoprocessuali dei giudizi di opposizione.

Il d.l. n. 132/2014 ha disposto altresì l'obbligatorietà, con decorrenza dal 31 marzo 2015, dell'iscrizione a ruolo dei pignoramenti mobiliari, immobiliari e presso terzi.

Da ultimo, il d.l. 27 giugno 2015, n. 83 convertito con l. 6 agosto 2015, n.132, ha reso facoltativo il deposito con forma telematica di tutti gli atti del processo, ivi includendo gli atti introduttivi e tutti quei casi che avevano dato luogo a dubbi interpretativi e ad orientamenti giurisprudenziali contrastanti (es. il deposito di ricorso ex art. 669 -duodecies c.p.c.).

Per tutti i depositi telematici testualmente il legislatore precisa che «in tal caso il deposito si perfeziona esclusivamente con tali modalità».

Dalla mera interpretazione letterale del dettato normativo emerge quindi che:

- oggetto del deposito telematico, sia in caso di obbligatorietà che di facoltatività, include sia il deposito degli atti processuali che dei documenti allegati. In tal senso possiamo dire che si tratta di un deposito integrale (comprende tutto ciò che si intende fornire in comunicazione) ed esclusivo (la forma telematica esclude quella cartacea).

- non è ammesso il c.d. deposito misto (telematico degli atti e cartaceo dei documenti), salve le eccezioni di cui meglio si dirà.

Il deposito degli atti tecnicamente, ed è oggetto della seguente analisi, avviene a mezzo della c.d. busta telematica o informatica realizzata tramite un software e consistente in un file crittografato che contiene i documenti da inviare agli uffici giudiziari, composta da un file riconoscibile per l'estensione .enc.

Modalità operative del deposito telematico

Il software tramite cui viene realizzata la busta telematica è solitamente denominato “redattore atti”, e contrariamente al suo nome, non ha funzione di redigere atti ma di “imbustare” gli atti e documenti del processo per consentire all'avvocato di inviarli al sistema giustizia.

Il contenuto della busta telematica (Atto.msg) è costituito da:

- un file strutturato Indicebusta.xml, in cui sono elencati, con opportuni riferimenti, l'atto e gli eventuali allegati;

- un file strutturato, Datiatto.xml, specifico per ogni tipologia di atto, in cui sono riportate le informazioni fondamentali contenute nell'atto;

- l'atto vero e proprio in formato PDF;

- gli allegati all'atto (documenti, procura, NIR, etc.).

La busta telematica, una volta creata dal software, viene quindi spedita, o meglio trasmessa, ai sistemi ministeriali per entrare nel fascicolo di causa.

A tal proposito la l. 24 dicembre 2012, n. 228 precisa che il deposito telematico degli atti si effettua con le modalità previste dalla normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici, rinviando innanzitutto al CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale d.lgs. n. 82/2005 e ss.mm.), ed alle sue norme specifiche sulla sottoscrizione degli atti (validità e requisiti di firma digitale e firma elettronica avanzata); e sulla trasmissione e ricezione a mezzo Posta Elettronica Certificata (PEC).

In relazione al contenuto della busta telematica, il legislatore detta norme tecniche di dettaglio su forma e requisiti degli atti processuali e dei documenti da depositare telematicamente (d.m . 21 febbraio 2011, n. 44 e Provvedimenti DGSIA).

Contenuto della busta telematica: l'atto principale

La forma ed i requisiti dell'atto principale sono disciplinati dall'art. 11 d.m. 21 febbraio 2011, n., 44 per cui «l'atto del processo in forma di documento informatico è privo di elementi attivi ed è redatto nei formati previsti dalle specifiche tecniche di cui all'art. 34, pubblicate sul portale dei servizi telematici».

La norma richiama espressamente le specifiche tecniche approvate con Provvedimento DGSIA 18 luglio 2011 e successivamente modificate con provvedimento del 16 aprile 2014, secondo cui, all'art. 12 «l'atto del processo in forma di documento informatico, da depositare telematicamente all'ufficio giudiziario, rispetta i seguenti requisiti:

a) è in formato PDF;

b) è privo di elementi attivi;

c) è ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti; non è pertanto ammessa la scansione di immagini;

d) è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna secondo la struttura riportata ai commi seguenti;

e) è corredato da un file in formato XML, che contiene le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo e che rispetta gli XSD riportati nell'Allegato 5; esso è denominato DatiAtto.xml ed è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata. […]”.

Unico formato ammesso per il deposito dell'atto principale è il c.d. PDF (Portable Document File) Testo o PDF nativo (non scansionato), non essendo consentito stampare l'atto, scansionarlo e allegarlo come PDF immagine.

Sulla validità o meno del deposito telematico di atti in formato diverso dal PDF nativo, ha già avuto modo di pronunciarsi la giurisprudenza:

Orientamenti a confronto

Validità o meno del deposito telematico di atti in formato diverso dal PDF nativo
Trib. Roma, ord., 9 giugno 2014	Il processo civile telematico implica l’adesione degli operatori agli standard tecnici stabiliti, a pena della sua stessa praticabilità e ragionevole durata (art. 111 Cost.). Lo “scopo” dell'atto processuale telematico diviene, prima d'ogni altro, quello di inserirsi efficacemente in una sequenza intrinsecamente assoggettata alle regole tecniche che impongono l’adozione di particolari formati in luogo di altri. Pertanto,manca dei requisiti genetici indispensabili per dar valido corso ad un procedimento telematico il ricorso per decreto ingiuntivo depositato come scansione di un’immagine, sebbene firmata digitalmente, anziché derivare, come prescritto, dalla trasformazione in documento .pdf di un documento testuale
Trib. Udine, ord., 28 luglio 2014	Deve essere regolarizzato, perché non è conforme alle regole tecniche del PCT, il deposito di atto redatto in forma cartacea e successivamente scansionato.
Trib. Milano, sez. IX civ., sent. 3 febbraio 2016, n. 1432	In materia di processo civile telematico, in virtù delle regole previste dalla normativa tecnica, l’atto del processo in forma di documento informatico, da depositare telematicamente all’ufficio giudiziario, deve essere in formato PDF e, conseguentemente, non è ammessa la scansione di immagini. Ciò significa che l’atto non può essere costituito dalla scansione di un atto originariamente cartaceo dovendo consistere necessariamente in un atto nativo digitale, ossia un documento .pdf testuale e non un documento .pdf immagine. Nessuna sanzione in caso di inosservanza delle suddette regole tecniche è stata, però, ad oggi prevista dalla normativa primaria di riferimento e di conseguenza dalla normativa secondaria. Ebbene, in mancanza di una sanzione processuale qualificata dal legislatore, l’inosservanza della normativa tecnica costituisce una mera irregolarità. Ciò in applicazione del principio consolidato affermato in più occasioni dalla Suprema Corte in relazione a fattispecie diverse, ma accomunate dalla mancanza del rispetto di forme processuali non espressamente sanzionate secondo cui il deposito irrituale di un atto processuale dà luogo ad una mera irregolarità sanabile per effetto della successiva regolarizzazione o in ogni caso per effetto del raggiungimento dello scopo. Giova ricordare, infatti, che lo scopo dell’atto processuale, ancorché telematico, è e rimane quello di consentire lo svolgimento del processo e l’esercizio del diritto di difesa e, quindi, deve ritenersi raggiunto tutte le volte in cui l’atto perviene a conoscenza del Giudice e della controparte; ciò accade una volta che l’atto depositato telematicamente, anche se non rispondente alle norme tecniche, viene accettato dalla cancelleria e inserito dal sistema nel fascicolo processuale telematico. È ,infatti, visibile e leggibile dal Giudice e dalle parti ed ha, quindi, certamente raggiunto il suo scopo primario. La funzione propria e primaria delle regole tecniche è quella di assicurare la gestione informatica dei sistemi del PCT e non tanto e non solo quella di garantire la navigabilità degli atti da parte del Giudice e delle parti. Si impone, quindi, certamente la necessità di una regolarizzazione dell’atto depositato telematicamente che non rispetta la normativa tecnica attraverso un ordine del Giudice, in analogia a tutte le ulteriori ipotesi previste dal codice di procedura civile in cui si consente la regolarizzazione (ad esempio la disciplina di cui all’art. 182 c.p.c), proprio al fine di assicurare una corretta implementazione del fascicolo informatico e del funzionamento del sistema del PCT, tutte le volte in cui la regolarizzazione consente contemporaneamente la prosecuzione del giudizio, non essendovi alcuna lesione del diritto di difesa, dato che l’atto è comunque già disponibile alla parte e tenendo conto, però, che le esigenze e le necessità dello strumento informatico non possono pregiudicare, in assenza di una norma di legge, il principio costituzionale della ragionevole durata del processo, tutte le volte in cui non sussiste una lesione del diritto di difesa. Nel caso degli atti processuali conclusivi (comparsa conclusionale e memoria di replica), avendo gli stessi raggiunto lo scopo loro proprio, essendo visibili e conoscibili dal Giudice e dalle parti cui è consentito pienamente l’esercizio del diritto di difesa, la remissione della causa sul ruolo, per consentire una regolarizzazione funzionale ad uno scopo diverso da quello primario dell’atto processuale che è consentire lo svolgimento del processo e l’esercizio del diritto di difesa, si traduce in una violazione del principio della ragionevole durata del processo inammissibile in mancanza di una esplicita statuizione normativa.

In secondo luogo, le specifiche tecniche della DGSIA, per assicurare l'immodificabilità degli atti depositati, prevedono il divieto di inserimento dei c.d. elementi attivi (macro, campi variabili o pdf compilabili) atteso che possono pregiudicare la sicurezza e alterare valori quando il file viene aperto.

In tal senso la giurisprudenza ha dichiarato l'invalidità dell'atto depositato in violazione delle prescrizioni tecniche.

Invalidità dell'atto depositato in violazione delle prescrizioni tecniche
Trib. Roma, sez. lav., ord., 7 novembre 2014	È inammissibile il ricorso depositato per via telematica che contiene elementi ipertestuali esterni, perché non conforme alle specifiche tecniche di cui al d.m. 21 febbraio 2011, la cui ratio consiste nell'evitare rischi di modifica del file depositato o di veicolazione di virus.
Trib. Roma, sez. lav., 20 aprile 2015	È inammissibile il ricorso per decreto ingiuntivo che presenta uno o più elementi attivi nella documentazione ad esso allegata. La violazione della forma legale non consente di ritenere raggiunto lo scopo poiché l’atto introduttivo manca dei requisiti genetici indispensabili per dar corso a valido processo telematico.

Diversi dagli elementi attivi sono i c.d. collegamenti ipertestuali (in inglese hyperlink, spesso abbreviato in link, usato anche in italiano) trattandosi di un mero rinvio da un'unità informativa su supporto digitale ad un'altra ad essa correlata.

In particolare i link possono riferirsi solo ad altra parte del corpo dell'atto oppure agli allegati contenuti nella medesima busta di deposito (collegamenti ai quali si potrà accedere usando la combinazione di ctrl+click).

Da ultimo la normativa secondaria prescrive che l'atto del processo depositato telematicamente è corredato da un file in formato XML (cd. dati atto.xml), trattandosi di un file di riepilogo che serve da ausilio ai sistemi di cancelleria per interpretare e caricare correttamente il deposito. Il file contiene le informazioni sul tipo di atto, sull'ufficio di destinazione, sulle parti, sul contributo unificato e gli estremi del versamento etc). La costruzione del file deve avvenire nel rispetto degli schemi ministeriali e non è realizzabile senza specifica strumentazione.

Contenuto della busta telematica: gli allegati qualificati e gli allegati semplici

Per allegati qualificati si intendono, all'atto dell'iscrizione a ruolo di una causa ovvero di deposito di comparsa, il mandato e la nota iscrizione a ruolo; semplici si intendono tutti i documenti a supporto della domanda, le attestazioni di versamento del contributo unificato, la nota spese, etc. Gli allegati possono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata.

L'art. 12 d.m. n. 44/2011 prevede, per quanto riguarda gli allegati, che «i documenti informatici allegati all'atto del processo sono privi di elementi attivi e hanno i formati previsti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell'art. 34».

La specifica tecnica, art. 13 Provv. DGSIA 16 aprile 20 14 prescrive che

«1. i documenti informatici allegati all'atto del processo sono privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili, e sono consentiti nei seguenti formati:

a) .pdf;

b) .rft;

c).txt

d) .jpg

e).gif

f) .tiff

g) .xml

h) .eml purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti

i) .msg purché contenenti file nei formati di cui alle lettere da a) ad h).

2. è consentito l'utilizzo dei seguenti formati compressi purchè contenenti file nei formati previsti al comma precedente: a).zip b).rar c).arj.

3. gli allegati possono essere sottoscritti con firma digitale, se presente, deve essere applicata dopo la compressione».

Consigli pratici

1. Per i documenti contenenti testi o scritture con caratteri molto piccoli e di difficile lettura, sì consiglia di procedere con l'ingrandimento e l'evidenziazione delle clausole di interesse da depositare in file separati;

2. Nel nome dei documenti evitare caratteri speciali (es. lettere accentate, apostrofi etc.), utilizzo di punti interpretabili come estensioni di file (.) e spazi bianchi, preferendo l'inserimento di underscore;

3. Ogni documento va depositato in file separato, denominato separatamente e in modo riconoscibile e con numerazione progressiva (es. doc. 001 fattura n.---del ---).

Dall'elencazione normativa dei formati emerge che non è possibile allegare file audio, mentre sono ammesse le immagini, così come i collegamenti ipertestuali.

Per la produzione di estratti autentici di scritture contabili o fatture autenticate dal notaio, l'art. 2712 c.c. così come modificato dall'art. 23 CAD, dispone la possibilità di allegazione di una semplice scansione, da considerarsi quale riproduzione informatica che forma piena prova dei fatti e delle cose rappresentate se colui contro il quale è prodotta non ne disconosce la conformità.

Dimensioni della busta telematica

L'art. 14, comma 3, d.m. 16 aprile 2014 prescrive che la dimensione massima consentita per la busta telematica contenente atto principale ed allegati è pari a 30 MB.

Sul punto la dottrina evidenzia come la soglia indicata sia inferiore a quella prescritta o che comunque sia facile raggiungere il predetto limite (cfr. Forner, La procedura civile digitale, Giuffrè, 2015, pg. 177).

Il superamento del limite dei 30 Mega è frequente quando un atto contiene numerosi allegati ovvero è necessario depositare foto o file immagini.

Suggerimenti pratici

- anche la firma digitale incide aumentando il peso della busta, per cui apporre la firma solo sugli atti e/o documenti in cui questa è necessaria (atto principale, mandato, nota di iscrizione a ruolo, dati atto xml, documenti solo eventualmente muniti di attestazione di conformità)

- sul peso degli allegati incide molto la qualità della risoluzione, per cui un allegato ad alta risoluzione tende a pesare molto di più di uno a bassa risoluzione. Si suggerisce di procedere a scansione con risoluzione a 100 DPI, ove il documento sia comunque leggibile

- si rammenta che ai sensi dell'art. 13 Provv. DGSIA 16 aprile 20 14 è possibile comprimere gli allegati nei formati ammessi

Qualora, nonostante le predette accortezze, il peso della busta ecceda tale limite, pertanto, il deposito telematico potrebbe non andare a buon fine.

In tal caso l'art. 51 d.l. 90/2014 indica che «quando il messaggio di posta elettronica certificata eccede la dimensione massima stabilita nelle specifiche tecniche del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del ministero della giustizia, il deposito degli atti o dei documenti può essere eseguito mediante gli invii di più messaggi di posta elettronica certificata. Il deposito è tempestivo quando è eseguito entro la fine del giorno di scadenza».

Sul punto è intervenuta la DGSIA con circolare dell'8 luglio 2014, contenente indicazioni per le cancellerie su come gestire i depositi provenienti da soggetti esterni eccedenti la dimensione di 30 MB, nel rispetto di quanto previsto dall'art. 51 comma 2 d.l. n. 90/2014.

La Circolare distingue le prescrizione tra SICID e (Ruolo del Contenzioso Civile) e SIECIC (Ruolo Esecuzioni) indicando:

per il SICID:

- se si tratta di atto introduttivo:

1. l'avvocato esegue il deposito di una prima busta contenente atto principale ed allegati obbligatori (nota di iscrizione a ruolo, procura e attestazione di pagamento del contributo unificato), l'elenco documenti contente l'elencazione integrale dei documenti, gli allegati facoltativi in numero compatibile con la dimensione della busta.

2. la cancelleria procede, quindi, all'accettazione del deposito ed all'attribuzione di un numero di ruolo, comunicandolo all'avvocato e assegna la causa alla sezione competente.

3. una volta comunicato il numero di ruolo, l'avvocato procede ad eseguire il secondo o plurimi depositi, secondo lo schema/busta “Produzione documenti richiesti”, inserendo come atto principale una Nota di deposito indicante i riferimenti del procedimento ed il numero di ruolo oltre all'indicazione specifica dei documenti allegati alla busta.

- se si tratta di atto endoprocessuale (pertanto di una causa già iscritta a ruolo compresa la costituzione):

1. l'avvocato esegue il deposito dell'atto processuale e degli allegati entro il limite di capienza della busta, trasmettendo tante buste quanto reso necessario dal peso degli allegati;

2. anche in questo caso è opportuno che la prima busta contenga l'indicazione di tutti gli allegati, anche spediti con invii successivi. La seconda busta conterrà come atto principale una nota di deposito indicante la prosecuzione nel deposito.

3. l'art. 51 del d.l. per questa fattispecie prescrive che il deposito deve perfezionarsi entro il giorno di scadenza dell'atto processuale.

Per il SIECID:

- se si tratta di atto introduttivo (sia in caso di istanza di fallimento che di iscrizione a ruolo di pignoramento) si procede con le medesime modalità descritte per il registro SICID per gli atti introduttivi, sostituendo l'atto “Produzione documenti richiesti” con “Atto generico o Non codificato”.

- se si tratta di atti endoprocessuali o presentati ex art. 16-bis comma 3 d.l. n. 179/2012 si procede al deposito di atti generici/non codificati per l'effettuazione di integrazioni documentali inserendo come atto principale una nota integrativa contenente i riferimenti all'atto principale.

Casi eccezionali: il deposito cartaceo

L'art. 16 -bis c omma 9 d.l. n. 179/2012 prevede che il giudice possa ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche.

La predetta disposizione, come specificato nella Circolare del Ministero della Giustizia del 23 ottobre 2015, «trattandosi, secondo la dizione di legge, di deposito di “copia cartacea di singoli atti e documenti”, esso presuppone il previo deposito mediante invio telematico. Tale atto sarà oggetto di formale attestazione di deposito da parte della cancelleria e sarà inserito nel fascicolo cartaceo del processo» (art. 2 tenuta del fascicolo su supporto cartaceo).

Sul punto le norme tecniche prescrivono all'art. 15 del provvedimento DGSIA 16 aprile 2014 che «i documenti probatori e gli allegati depositati in formato analogico, sono identificati e descritti in un’apposita sezione dell’atto del processo in forma di documento informatico e comprendono, per l’individuazione dell’atto di riferimento, i seguenti dati:

a) numero di ruolo della causa;

b) progressivo dell’allegato;

c) indicazione della prima udienza successiva al deposito».

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