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Fascicolo informatico – Copia informatica degli atti e sentenze (PTT)

20 Maggio 2020 | ,

Sommario

Inquadramento | Il fascicolo informatico | Il contenuto del fascicolo informatico | L'estrazione dal fascicolo informatico di copie autentiche | Conclusioni |

Inquadramento

Il “fascicolo informatico” e le relative copie informatiche degli atti sono concetti richiamati dalla normativa in tema di Processo Tributario Telematico (d'ora innanzi “PTT”).

In particolare nel Decreto 23 dicembre 2013, n. 163 del Ministero Economia e Finanze e nel Decreto 4 agosto 2015 del Ministero Economia e Finanze nell'ambito del contenzioso tributario, con l'avvento del PTT diviene fondamentale poter accedere per via telematica agli atti processuali inerenti una data controversia da parte dei soggetti legittimati ex lege.

Si tratta, in buona sostanza, di esercitare, mediante l'utilizzo degli strumenti informatici e telematici che caratterizzano il PTT, dei diritti di natura processuale, quali il diritto di consultare ed estrarre copia degli atti del processo, già previsti al livello di teoria generale del contenzioso processuale. Invero, dette facoltà, le si ritrovano, sistematicamente, negli ambiti del diritto processuale civile, penale, amministrativo e tributario.

Non a caso, in relazione al diritto processuale tributario, all'interno del d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 546 vi sono una serie di disposizioni di legge che richiamano i concetti di “fascicolo di parte”, di “fascicolo d'ufficio” e di “copia autentica” degli atti e documenti contenuti nei predetti fascicoli. Ebbene, partendo, da tali definizioni di natura processuale che possiamo definire "classiche", si giunge, attraverso l'analisi della normativa di riferimento, alla definizione dei concetti di “fascicolo informatico” e di “copia informatica degli atti processuali” in esso contenuti ed alle loro applicazioni nel contesto del PTT.

Tali soluzioni telematiche ed informatiche sono confluite nel S.I.Gi.T. Con tale acronimo si vuole intendere ex art. 1, comma 1, lett. g) d. m. n. 163/2013 il «Sistema informativo della Giustizia tributaria», cioè a dire, «l'insieme delle risorse hardware e software mediante il quale viene trattato in via informatica e telematica qualsiasi tipo di attività, di dato, di servizio, di comunicazione e di procedura, relativo all'amministrazione della giustizia tributaria».    

  

Il fascicolo informatico

Dalla lettura dell'art. 1 comma 1, lett. d)  d.m. n. 163/2013 per “fascicolo informatico” si deve intendere la «versione informatica», ai sensi dell'art. 41 d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, del fascicolo d'ufficio di cui all'art. 25 d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 546, contenente gli atti, i dati e i documenti, relativi al processo, prodotti come documenti informatici, oppure le copie per immagine su supporto informatico degli allegati al ricorso principale o degli atti in generale del ricorso qualora siano depositati su supporto cartaceo.

Tale definizione come ha osservato la dottrina, «lascia intendere la filosofia di base del processo tributario telematico, ossia la presenza di quel doppio canale digitale e analogico che, nell'ambito delle disposizioni regolamentari, pare trovare il giusto equilibrio per non imporre obblighi troppo stringenti a quella fascia di ricorrenti che si difende in proprio, secondo quanto espresso dal secondo comma dell'art. 12 del decreto legislativo 31 dicembre 1992, n.546» (vedi D. Chindemi e A. Parente in Guida partica al processo tributario telematico, Giuffrè, 2016, 13) .

Il fascicolo informatico dovrà assicurare la presenza dell'intera documentazione processuale prodotta dalle parti, a prescindere dal formato con cui la stessa viene depositata, al fine di non inficiare il beneficio principale del Processo Tributario Telematico, ossia della possibilità di consultare da remoti tali atti ed estrarne copia.

Nel proseguo, si procederà all'analisi delle disposizioni normative e regolamentari che disciplinano il fascicolo informatico nel PTT e, nello specifico, la consultazione degli atti e documenti in esso contenuti e le modalità di estrazione delle copie autentiche della predetta documentazione.

Il contenuto del fascicolo informatico

In tema di “fascicolo informatico” nell'ambito del PTT  l'art. 14 d. m. n. 163/2013 dispone che la segreteria della Commissione formi il fascicolo informatico ai sensi dell'art. 41, comma 2-bis, d.lgs. n. 82/2005, con le modalità tecnico operative stabilite dal decreto di cui all'art. 3, comma 3, inserendovi anche le attestazioni rilasciate dal S.I.Gi.T. ed ogni altro atto e documento informatico acquisito dal S.I.Gi.T. (art. 14, comma 1, d.m. n. 163/2013).

Il fascicolo informatico, contiene anche le copie informatiche degli atti e dei documenti cartacei prodotti e acquisiti ai sensi dell'art. 12 d.m. n. 163/2013 (art. 14, comma 2) e sostituisce il fascicolo d'ufficio di cui all'art. 25 del d. lgs. 546/1992. Detta sostituzione opera solo se il fascicolo informatico contiene anche tutti gli atti e documenti cartacei prodotti e acquisiti ai sensi dell'art. 12 d.m. n. 163/2013 (art. 14, comma 3).

Inoltre, precisa il legislatore, il fascicolo informatico consente ai giudici tributari e agli altri soggetti abilitati al S.I.Gi.T. di cui all'art. 3, comma 2, d.m. n. 163/2013, la diretta consultazione dello stesso, ed esonera le segreterie delle Commissioni tributarie dal produrre e rilasciare copie, su supporto cartaceo degli atti e dei documenti informatici ivi contenuti ai soggetti abilitati alla consultazione (art. 14, comma 4). Questo proprio per la presenza nel fascicolo informatico dei documenti in forma integrale e la possibilità per tutti gli utenti abilitati della sua completa e diretta consultazione ed estrazione dei file.

Da ultimo, qualora le parti richiedano copia autentica degli atti contenuti nel fascicolo informatico, ai sensi degli artt. 25 e 38 d.lgs. n. 546/1992, l'ufficio di segreteria della Commissione tributaria, previo pagamento delle spese, provvede all'invio della copia stessa tramite PEC (art. 14, comma 5, d.m. n. 163/2013).

Inoltre,l'art. 12 d.m. 4 agosto 2015 prevede che: il fascicolo informatico raccolga «gli atti, i documenti, gli allegati, le ricevute di posta elettronica certificata, i messaggi di sistema e i dati del procedimento disciplinato dal regolamento» (art. 12, comma 1). La norma in esame precisa poi che il fascicolo informatico deve contenere «anche le copie per immagine degli atti e documenti, quando siano stati depositati sul supporto analogico» (art. 12, comma 2).

È la Segreteria della Commissione tributaria, che provvede ad effettuare la copia informatica e ad inserirla nel fascicolo informatico, ma, al fine di sgombrare il campo da erronee interpretazioni, va precisato che tale obbligo sussiste solo in quei casi in cui una delle parti ha scelto il canale telematico o, ancora, in quelle situazioni, ammesse e non, in cui la parte costituitasi con modalità telematica depositi parte della documentazione in formato analogico.

Di norma sarà il segretario di sezione, soggetto addetto alla cura del fascicolo, che renderà valida tale acquisizione al fascicolo apponendo alla copia informatica la firma elettronica qualificata o firma digitale, ai sensi dell'art. 23 d.lgs. n. 82/2005, rubricato “Copie di atti e documenti informatici”; in effetti la norma nulla dispone su quale possa essere il soggetto deputato alla apposizione della firma elettronica qualificata o firma digitale e ciò potrebbe dipendere dalle disposizioni organizzative interne adottate dal Direttore della segreteria di Commissione, il quale potrebbe anche disporre che tale compito spetti al funzionario addetto alla ricezione degli atti allo sportello.

Gli atti processuali presentati in formato analogico (cartaceo), affinché possano essere acquisiti come copia informatica da parte delle Segreterie, devono essere presentati da parte del ricorrente rispettando dei requisiti fissati dal d.m. 4 agosto 2015 (fogli formato massimo A4; fogli liberi da rilegatura; fogli numerati). I suddetti atti processuali, una volta acquisiti come copia informatica, sono identificati nel fascicolo in forma di documento informatico (file) e descritti con il numero di Registro Generale, il progressivo dell'allegato, l'indicazione della parte che ha depositato il documento e la data del deposito.

In relazione alle operazioni di accesso al fascicolo informatico, la normativa de qua le consente «ai soggetti abilitati ai sensi degli articoli 4 e 5». Dette operazioni sono poi, «registrate e conservate con caratteristiche di inalterabilità e integrità per 5 anni dalla data di passaggio in giudicato della sentenza, in un apposito file di log che contiene le seguenti informazioni: a) il codice fiscale del soggetto che ha effettuato l'accesso; b) il riferimento al documento informatico prelevato o consultato (identificativo di registrazione del documento informatico nell'ambito del sistema documentale); c) la data e l'ora dell'accesso» (art. 12, comma 3); ciò significa che, a differenza della tradizionale gestione cartacea, sarà sempre possibile nel suddetto arco temporale ricostruire, all'occorrenza, chi e quando ha effettuato una determinata operazione che abbia interessato il dato fascicolo informatico.

Per quanto attiene al collegio giudicante, questo ha sempre disponibili gli atti del fascicolo e può estrarne copia, anche al fine di compilare il modello di sentenza, che viene messa a disposizione dell'estensore già precompilata nelle parti relative ai dati necessari al processo.

Pur nella sua semplicità, tale passaggio è dirompente rispetto alla prassi operativa attuale del collegio giudicante: oggi, difatti, la visione integrale degli atti processuali prima dell'udienza è, di fatto, limitata al giudice nominato “relatore” della causa, avendo egli materialmente ritirato il fascicolo dalla segreteria per studiarne il contenuto e predisporre la sua relazione ai fini dello svolgimento del processo; con il Processo Tributario Telematico tutti i tre componenti del collegio avranno sempre la completa visibilità degli atti e sarà, pertanto, più agevole per essi addivenire ad un compiuto convincimento sui fatti processuali, a prescindere dalla esposizione del relatore.

Infine, la «gestione del fascicolo informatico avviene secondo le disposizioni contenute nell'art. 41 del CAD» (art. 12, comma 4, d.m. 4 agosto 2015) e cioè «La conservazione del fascicolo informatico avviene secondo le disposizioni contenute negli articoli 43 e 44 del CAD» (art. 12, comma 5, d.m. 4 agosto 2015).

Il richiamo all'art. 41 d.lgs. n. 82/2005 ed all'art. 25 d.lgs. n. 546/1992 è importante per comprendere il significato sul piano giuridico dei predetti termini nel particolare contesto del PTT. Invero, dall'analisi delle norme sopra richiamate emerge in modo evidente che l'utilizzo e le finalità del “fascicolo informatico” nell'ambito del procedimento amministrativo si differenziano per una serie di aspetti dall'ambito processuale tributario anche e, soprattutto, in riferimento alla facoltà riconosciuta ai soggetti del processo autorizzati ex lege ad estrarre copia informatica degli atti processuali.     

Alla luce del testo degli artt. 41 d.lgs. n. 82/2005 e 25 d.lgs. n. 546/1992 (che prende in esame le modalità di iscrizione del ricorso nel registro generale e l'attività inerente la formazione e gestione del fascicolo d'ufficio e dei fascicoli di parte) appare, dunque, evidente che il fascicolo d'ufficio “informatico” definito dall'art. 1, comma 1, lett. d)d.m. n. 163/2013, a cui sono attribuite le medesime funzioni del fascicolo d'ufficio cartaceo di cui all'art. 25 d.lgs. n. 546/1992, consiste proprio nella versione processuale tributaria del concetto di “fascicolo informatico” di cui all'art. 41 d.lgs. n. 82/2005, sia per la funzione da svolgere che per le modalità di costituzione e consultazione.

Permangono, al riguardo, differenze sul piano delle caratteristiche tra il “fascicolo informatico” ex art. 41 d.lgs. n. 82/2005 e il “fascicolo informatico” d'ufficio di cui all'art. 1, comma 1, lett. d) d.m. n. 163/2013: invero l'art. 41, comma 1, d.lgs. n. 82/2005 prevede che le pubbliche amministrazioni gestiscano i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente, mentre, al riguardo, l'art. 2, comma 1, d.m. n. 163/2013 specifica che «Gli atti e i provvedimenti del processo tributario, nonché quelli relativi al procedimento attivato con l'istanza di reclamo e mediazione possono essere formati come documenti informatici sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale secondo le modalità disciplinate nel presente regolamento». La norma continua, poi, richiamando l'applicazione delle «modalità telematiche» per l'effettuazione della trasmissione, comunicazione, notifica e deposito nell'ambito del processo tributario. Come in via generale previsto dalle norme sul documento informatico, viene ribadita la specialità del settore della P.A. afferente le relazioni guridico-tributarie, disponendo che quanto stabilito per i documenti informatici amministrativi deve essere recepito (nel PTT) dalla specifica normativa prevista; si veda, al riguardo, l'art. 2, comma 4, d.m. n. 163/2013 il quale statuisce che le disposizioni del d.lgs. n. 82/2005 devono essere applicate alla materia del PTT «ove non diversamente stabilito dal presente regolamento» e, in coerenza, all'art. 2, comma 4, d.lgs. n. 82/2005 viene specificato che «Le disposizioni del presente Codice si applicano altresì al processo…tributario, in quanto compatibili e salvo che non sia diversamente disposto dalle disposizioni in materia di processo telematico». 

L'estrazione dal fascicolo informatico di copie autentiche

Dunque, la disposizione regolamentare di cui all'art. 2 d.m. n. 163/2013 dimostra come la disciplina del fascicolo d'ufficio informatico e le conseguenti modalità di estrazione di copia conforme degli atti processuali debbano essere regolamentate applicando le particolari e precipue prescrizioni di cui al d.m. 23 dicembre 2013, n. 163 MEF le quali dispongono anche il richiamo al Decreto 4 agosto 2015 e, solo in assenza di prescrizioni, l'applicazione dell'art. 41 d.lgs. n. 82/2005.

Ebbene, la necessità di tali differenti metodologie esegetiche emerge, ancora una volta, dalla lettura dell'art. 41, comma 2, d.lgs. n. 82/2005. Invero, secondo detta disposizione la Pubblica Amministrazione raccoglie i documenti e forma il fascicolo informatico in quanto «titolare del procedimento», di talché essa amministrazione è tenuta a comunicare agli interessati ex art. 8 legge 7 agosto 1990, n. 241 le modalità per poter esercitare in via telematica i diritti di cui all'art. 10 della predetta legge.

È evidente che nel caso del PTT, come in generale per il processo civile e penale, non è prevista l'applicazione della norma di diritto amministrativo in tema di accesso documentale di cui alla nota l. n. 241/1990 e, certamente, il processo Tributario, svolto mediante l'utilizzo di strumenti telematici e informatici, non può in alcun modo essere interessato dalla predetta normativa. Invero, nel PTT, è previsto, mediante l'utilizzo del S.I.Gi.T., un diritto di consultazione dei documenti e degli atti contenuti nel fascicolo informatico ad opera dei soggetti legittimati in applicazione del combinato disposto dell'art. 14, commi 1, 4 e 5, d.m. n. 163/2013 e dell'art. 3, commi 2 e 3, del medesimo decreto.

In particolare nell'art. 14, comma 1, del predetto regolamento è previsto che la segreteria della Commissione Tributaria formi il fascicolo informatico ai sensi dell'art. 41, comma 2-bis, del d.lgs. n. 82/2005 con le modalità tecnico operative stabilite dal decreto di cui all'art. 3, comma 3 (attualmente le regole tecniche sono enunciate all'interno del d.m. 4 agosto 2015).  

Inoltre, secondo il comma 4 del cennato decreto, il fascicolo informatico deve poter essere consultato direttamente da parte dei giudici tributari e dagli altri soggetti abilitati al S.I.Gi.T. di cui all'art. 3, comma 2, d.m. n. 163/2013. Ciò, precisa l'articolo in disamina, consente di esonerare le segreterie delle Commissioni tributarie dal produrre e rilasciare copie, su supporto cartaceo degli atti e dei documenti informatici ivi contenuti ai soggetti abilitati alla consultazione, i quali hanno pertanto libera possibilità di estrarre copie degli atti valide ad ogni fine, tranne per le copie autentiche.

Difatti da ultimo il comma 5 del predetto regolamento prevede che, in caso di richiesta ad opera delle parti di copia autentica degli atti contenuti nel fascicolo informatico, ai sensi degli artt. 25 e 38 d.lgs. n. 546/1992, «l'ufficio di segreteria della Commissione tributaria, previo pagamento delle spese, provvede all'invio della copia stessa tramite PEC».

Dunque, gli addetti alla segreteria della Commissione Tributaria, usufruendo del  S.I.Gi.T., il quale garantisce che i soggetti richiedenti le copie autentiche siano legittimati ad effettuare detta istanza, potranno individuare l'indirizzo di PEC del richiedente e inviare a quest'ultimo, con il medesimo strumento, le copie autentiche degli atti e documenti presenti all'interno del fascicolo informatico. Detti documenti saranno da considerare, sul piano giuridico, come copie informatiche autentiche dei documenti ed atti contenuti nel fascicolo informatico.  

Tale normativa regolamentare si riporta in modo chiaro a quanto statuito nell'art. 25 d.lgs. n. 546/1992 ove è previsto che le parti processuali possono ottenere, previa richiesta, copia autentica degli atti e documenti contenuti nei fascicoli di parte e d'ufficio.

Sul punto appare opportuno sottolineare come detta prescrizione sembri confliggere con quanto disposto nell'art. 16-bis, comma 9-bis, d.l. 18 ottobre 2012, n. 179 convertito in l. n. 221/2012 in tema di processo civile telematico secondo il quale «Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest'ultimo, presenti nei fascicoli informatici o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all'originale anche se prive della firma digitale del cancelliere di attestazione di conformità all'originale. Il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all'originale».

Al riguardo potrebbe osservarsi come l'art. 1, comma 2, d.lgs. n. 546/1992 imponga ai giudici tributari di applicare le norme del predetto decreto legislativo e «per quanto da esse non disposto e con esse compatibili, le norme del codice di procedura civile».

Dunque, sulla base di detta disposizione normativa si potrebbe sostenere che quanto disposto nel cennato art. 16-bis, comma 9-bis, d.l. n. 179/2012 convertito in l. n. 221/2012 relativo al processo civile telematico fosse applicabile anche al PTT.

Tale tesi appare non sostenibile posto che con l'art. 39, comma 8, lett. d) d.l. 6 luglio 2011, n. 98 convertito dalla l. 15 luglio 2011, n. 111, il Legislatore ha previsto l'emanazione di un regolamento ai sensi dell'art. 17 legge 23 agosto 1988, n. 400, per il più generale adeguamento del processo tributario alle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal d.lgs. n. 82/2005. Detto regolamento è confluito nel d.m. n. 163/2013 attualmente vigente, il quale, a sua, volta, all'art. 3, comma 3, ha disposto che con uno o più decreti del Ministero dell'Economia e delle finanze venissero individuate le regole tecnico-operative anche per la consultazione ed il prelievo di copie del fascicolo processuale informatico. Da ciò l'emanazione del vigente d.m. 4 agosto 2015

Dunque, sul piano esegetico, l'inapplicabilità al PTT della norma prevista dall'art. 16-bis, comma 9-bis,d.l. n. 179/2012 convertito in l. n. 221/2012 e la conseguente applicazione al processo telematico in materia tributaria dell'art. 14, comma 5, d.m. n. 163/2013 appare giustificata dal fatto che detta ultima norma regolamentare prevale sulla prefata norma di rango primario in quanto disposizione regolamentare attuativa e integrativa di una legge recante norme di principio (art. 17, lett. b),  l. n. 400/1988) quale è l'art. 39, comma 8, lett. d) d.l. 6 luglio 2011, n. 98 convertito dalla l. 15 luglio 2011, n. 111.

Di talché in base al predetto criterio esegetico, dalla lettura delle cennate norme emerge che nel PTT i difensori ed i soggetti di cui all'art. 16-bis, comma 9-bis, del citato d.l. n. 179/2012, cioè a dire «il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato» non sarebbero legittimati ad «estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti  e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico» e che l'unica modalità per ottenere copie autentiche degli atti processuali rimane quella di invio da parte della segreteria della Commissione Tributaria. 

Conclusioni

Il PTT presenta alcune particolarità afferenti all'esercizio di facoltà e diritti tipici della teoria generale del processo derivanti dall'utilizzo di strumenti informatici e telematici. A parere di chi scrive, occorrerebbe migliorare l'esercizio delle sopra richiamate facoltà processuali tramite l'utilizzo del PTT, in particolare, occorrerebbe rendere meno suscettibile di interpretazioni contrastanti l'eventuale applicazione diretta nel settore processuale delle disposizioni genericamente dettate per gli atti amministrativi dal CAD – d.lgs. n. 82/2005.

Di certo la formazione e gestione del fascicolo informatico, come disciplinata dal d.m. n. 163/2013, consente alle parti processuali di conoscere e disporre degli atti di controparte con quella immediatezza e completezza che nessuna gestione tradizionale avrebbe mai potuto permettere, contribuendo a quel giusto processo da tante parti sempre auspicato e che, alla luce delle prime attuazioni, solo il Processo Tributario Telematico pare poter assicurare, quantomeno per la velocizzazione dei tempi e per la pari opportunità di accesso agli atti processuali.

 

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