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Fascicolo informatico (PAT)

06 Novembre 2018 |

Sommario

Inquadramento | Il fascicolo informatico: considerazioni generali | Il contenuto del fascicolo informatico | L'accesso al fascicolo informatico | Il controllo sulla regolarità fiscale degli atti e documenti depositati |

Inquadramento

In attuazione dell'art. 38 d.l. n. 90/2014, convertito in l. 11 agosto 2014, n. 114, è stato emanato il d.P.C.M. n. 40/2016«Regolamento recante le regole tecnico-operative per l'attuazione del processo amministrativo telematico» che all'art. 5 , rubricato «Fascicolo informatico» sancisce, tra le altre cose, che: «Il fascicolo processuale è tenuto sotto forma di fascicolo informatico. Il fascicolo informatico contiene tutti gli atti, gli allegati, i documenti e i provvedimenti del processo amministrativo in forma di documento informatico, ovvero le copie per immagine su supporto informatico dei medesimi atti».

L'art. 3 dell'all. A al d.P.C.M. n. 40/2016 poi specifica che il fascicolo informatico costituisce il fascicolo d'ufficio e contiene tutte le informazioni e dati ad esso relativi, nonché tutti gli atti, documenti e provvedimenti in formato digitale. 

L'accesso al fascicolo informatico è consentito a coloro che hanno un rapporto qualificato con la causa a cui esso si riferisce.

Gli atti che ne fanno parte dovranno essere sottoscritti in forma digitale coerentemente con la previsione di legge recata all'art. 136, comma 2-bis, d.lgs. n. 104/2010 secondo la quale tutti gli atti e i provvedimenti del giudice, dei suoi ausiliari, del personale degli uffici giudiziari e delle parti possono essere sottoscritti con firma digitale.

L'autentica riguarderà i singoli atti difensivi prodotti dalle parti oltre che i provvedimenti del collegio che per tale motivo dovranno essere sottoscritti digitalmente.

Il fascicolo informatico: considerazioni generali

Le norme che disciplinano la formazione e il contenuto del fascicolo informatico sono previste principalmente dall'art. 5 del Regolamento che apre il Capo III (rubricato «processo amministrativo telematico»), e dall'art. 3, All. A al Regolamentomedesimo.

Prima dell’entrata in vigore del processo amministrativo telematico la formazione del fascicolo di parte e d'ufficio è stata regolata dagli artt. 5 e 6, All. 2, d.lgs. n. 104/2010(Codice del Processo Amministrativo), stabilendo, tali norme, in capo alle parti l'onere di consegna del proprio fascicolo, contenente gli originali degli atti ed i documenti ritenuti rilevanti ai fini della causa nonché il relativo indice. Ciò all'atto della propria costituzione in giudizio.

Le norme evocate prescrivono la produzione cartacea degli atti e dei documenti in più copie, corrispondenti ai componenti del collegio e alle altre parti costituite.

Le parti sono onerate ad integrare la produzione nei casi di mancato deposito delle copie nel numero prescritto dalle norme richiamate.

Oggi, e prima dell'ingresso delle nuove regole per la formazione del fascicolo informatico, il fascicolo d'ufficio è formato al deposito dell'atto introduttivo del giudizio ove sono inseriti l'indice dei documenti depositati, le copie dell'atto introduttivo e dei documenti e, successivamente, degli altri atti delle parti, nonché, anche per estratto, del verbale d'udienza e di ogni atto e provvedimento del giudice o dei suoi ausiliari.

Ogni deposito successivo è datato e sottoscritto dalla segreteria.

Con l'entrata in vigore del PAT il fascicolo processuale è tenuto sotto forma di fascicolo informatico. Come è evidente il legislatore ha inteso riferirsi al fascicolo d'ufficio che quindi, con l'entrata in vigore del regolamento in commento, è tenuto sotto forma di fascicolo informatico dalla cancelleria e visionabile dalle parti.

Ciò è confermato peraltro dalla stesse norma laddove al comma 5 l'art. 5 d.P.C.M. n. 40/2016 stabilisce che il fascicolo informatico costituisce il fascicolo d'ufficio. Sul piano definitorio inoltre l'art. 1 comma 1 lett. l. definisce il fascicolo informatico come versione informatica del fascicolo processuale, di cui all'art. 5 dell'All. 2, del c.p.a.

La prima previsione normativa del fascicolo informatico è posta dall'art. 136 c.p.a. che al comma 2 prescrive a carico dei difensori l'onere di produrre copia in via informatica di tutti gli atti di parte depositati e (dice la norma) – ove possibile – dei documenti prodotti e di ogni altro atto di causa.

La norma, come evidente, reca la prima elaborazione normativa del fascicolo informatico.

Essa, infatti, si occupa della formazione del fascicolo informatico che fino all’entrata in vigore del PAT ha assunto carattere residuale rispetto al fascicolo cartaceo, sia perché alla mancata produzione della copia informatica non  era connesso alcun regime sanzionatorio, sia perché la produzione di copia informatica deveva essere accompagnata da specifica attestazione di conformità della stessa rispetto alla documentazione in cartaceo versante in atti.

Riguardo l'adempimento introdotto con l'art. 136 c.p.a. veniva chiarito il carattere aggiuntivo e non sostitutivo del previgente obbligo di deposito di atti e documenti in formato cartaceo, pur prefigurando – come di fatto è accadendo – il rapporto inverso e cioè la residualità del deposito cartaceo rispetto al deposito informatico.

Alla luce delle non univoche prassi maturate tra i Tribunali Amministrativi sembrava essere prevalsa la tesi che il deposito del fascicolo doveva avvenire una sola volta in un unico documento. Non essendo stato specificato dalla norma il formato in cui devono essere depositati i documenti né il supporto per il deposito, sono divenute ammissibili tutte le soluzioni praticate dagli avvocati (formato PDF piuttosto che l'utilizzo del CD quale supporto per il deposito elettronico ovvero di penne).

Con l’ingresso del PAT e la piena vigenza dello stesso la prospettiva è assolutamente cambiata.

Oggi il fascicolo è solo informatico.

Ogni produzione cartacea costituisce copia di cortesia non sussistendo alcuna residuale possibilità di introdurre nel novero del giudizio elementi del fascicolo in formato diverso dal modello elettronico.

Allo stato, depositando gli atti e i documenti informatici il difensore deve attestarne la conformità all'originale e, a proposito, non sembra possibile il deposito degli atti difensivi in formato testo dovendosi produrre invece il file del documento come immagine comprensiva delle sottoscrizione o comunque in formato tale da riprodurre l'originale cartaceo. 

Tornando alla previsione normativa del regolamento qui evocata essa individua il contenuto del fascicolo nelle informazioni identificative del procedimento e delle parti, negli atti, nei documenti e provvedimenti ivi depositi. Tanto, peraltro, è evidenziato dalla relazione illustrativa che chiarisce come il fascicolo informatico, sostituendo quello cartaceo, contiene gli atti delle parti, i provvedimenti dei giudici e dei suoi ausiliari.

In questo senso si pone anche la norma recata all'art. 3 dell'all. A al regolamento laddove al comma 1 è stabilito che il fascicolo informatico costituisce il fascicolo d'ufficio e contiene tutte le informazioni e i dati ad esso relativi, nonché tutti gli atti, documenti e provvedimenti in formato digitale. L'obiettivo della norma è quello di consentire una rapida e agevole lettura e consultazione degli atti e dei documenti presenti nel fascicolo.

Speculare alla formazione del fascicolo informatico è il deposito degli atti che ne fanno parte (a cui sarà dedicata altra parte del presente lavoro). Per questo motivo la norma dell'art. 5 d.P.C.M. n. 40/2016 deve essere letta congiuntamente all'art. 9 e alle ulteriori norme che regolano il deposito informatico.

Per la formazione del fascicolo informatico assumono particolare importanza le ulteriori norme che riguardano:

  • gli atti delle parti e degli ausiliari del giudice (art. 9);
  • il formato degli atti, dei documenti e modalità di deposito (art. 11);
  • la trasmissione dei fascicoli con modalità telematica (art. 12);
  • le comunicazioni per via telematica (art. 13);
  • la richiesta delle copie di atti e documenti del fascicolo processuale (art. 16);
  • l'accesso al fascicolo informatico (art. 17).

Mentre per quanto riguarda l'allegato A assumono particolare importanza le norme dedicate a:

Può dirsi in definitiva che il fascicolo informatico sostituisce integralmente il fascicolo cartaceo con la conseguenza che le parti non saranno più onerate a produrre materialmente i documenti e gli atti di causa.

Nessun onere di integrazione incombe sulle parti. Ciò a differenza di quanto è accaduto sino alla piena vigenza del PAT.

Il contenuto del fascicolo informatico

Il contenuto del fascicolo informatico è stabilito dall'art. 3, All. A, Regolamento.

La norma regola l'attribuzione del numero di ruolo al ricorso e chiarisce come l'accesso al fascicolo informatico consente la visualizzazione delle notifiche, l'ordine di protocollo degli atti pervenuti unitamente al ricorso stesso o da esso separati, l'indicizzazione degli atti pervenuti successivamente, la registrazione delle operazioni di accesso al fascicolo. La norma prevede inoltre il controllo automatizzato della regolarità fiscale degli atti e dei documenti depositati da ciascuna parte.

L'attribuzione del numero di ruolo generale del ricorso avviene con la proposizione dello stesso. Ciò accade anche nei casi in cui esso è anticipato da una richiesta di misura cautelare ante causam.

Il sistema delle notifiche è gestito dal SIGA in modo da consentire alle parti di poter avere dettagliatamente le informazioni che riguardano le notifiche effettuate e le comunicazioni notificate.

Gli atti sono protocollati singolarmente ancorché pervenuti unitamente al ricorso e quelli pervenuti successivamente sono protocollati automaticamente nel medesimo fascicolo.

Fanno parte del fascicolo informatico gli estratti dei verbali d'udienza. 

L'accesso al fascicolo informatico

L'accesso al fascicolo informatico è consentito dal regolamento a coloro che hanno un rapporto qualificato con la causa a cui si riferisce il fascicolo.

Possono accedere liberamente al fascicolo informatico:

  • il Presidente;
  • il magistrato delegato per i provvedimenti monocratici;
  • i componenti del Collegio;
  • gli avvocati difensori;
  • gli avvocati domiciliari;
  • le parti in causa.

Possono, altresì, accedere gli ausiliari del giudice e gli esperti se autorizzati o su incarico del giudice e, infine, anche i soggetti terzi che intendono intervenire nel giudizio a cui si riferisce il fascicolo.

L'accesso per delega può avvenire solo previa comunicazione al responsabile dell'ufficio da parte del delegante. Anche la delega deve essere sottoscritta con firma digitale.

Regole a parte riguardano l'accesso ai fascicoli informatici da parte degli avvocati dello Stato i quali possono accedere liberamente ai fascicoli nei quali l'avvocatura ha il patrocinio della pubblica amministrazione.

Le regole dell'accesso ai fascicoli sono poi dettagliate dagli artt. 1617 e 18 dell'allegato A.

Le norme da ultimo richiamate sono strumentali alla concreta attuazione del diritto di accesso al fascicolo informatico e il legislatore distingue l'ambito d'accesso (ovvero di conoscibilità dei dati) in senso soggettivo, stabilendo le informazioni conoscibili da chiunque può accedere liberamente al sito istituzionale, distinguendole dalle informazioni conoscibili solo da coloro che hanno un interesse diretto in quanto, ad esempio, parti in causa, giudici o ausiliari.

L'accesso al fascicolo informatico del ricorso consente immediatamente la visione documentale degli atti, dei provvedimenti e dei verbali ivi contenuti.

I soggetti non autorizzati ad accedere, invece, possono visionare alcune informazioni, quali:

  • il ruolo;
  • la sezione;
  • la tipologia di giudizio;
  • tipo di atti depositati dalle parti;
  • le date d'udienza;
  • i provvedimenti del giudice.

Tutti possono estrarre i provvedimenti assunti in decisione (decreti, ordinanze, sentenze).

Il regolamento reca una specifica previsione riferita alla tutela dei dati sensibili, in quanto stabilisce che in caso di oscuramento dei dati sensibili gli atti e i provvedimenti sono gestiti nella duplice versione “originale” e “oscurato”.

Infatti, le parti direttamente interessate a cui si riferiscono i dati cc. dd. sensibili potranno accedere alla versione originale degli atti mentre la versione “oscurata” sarà accessibile alla generalità degli utenti che non hanno un interesse diretto e qualificato a conoscere le informazioni riservate, ma che, invece, possono conoscere il contenuto della decisione.

Sono conoscibili le informazioni riferite al collegio ed alle parti mediante l’accesso al provvedimento del giudice.

Delle parti potranno conoscersi oltre che la denominazione, ogni ulteriore dato riguardante la data di costituzione, ovvero di rinuncia, la partita IVA e il Codice Fiscale.

Del ricorso potrà essere immediatamente visibile il suo oggetto, la sua classificazione (ovvero la tipologia, se ad esempio si tratta di un ricorso in materia di appalti ex art. 120 c.p.a., ovvero un ricorso ordinario) e la descrizione dettagliata del contenzioso.

Le comunicazioni di segreteria, possono visualizzarsi anche accedendo alla scheda informatica del fascicolo.

Poaaono visualizzarsi le date d'udienza, i provvedimenti impugnati, ed è possibile conoscere di eventuali ricorsi collegati, e per i giudizi di appello potrà conoscersi immediatamente il fascicolo di primo grado, le spese di giustizia e il gratuito patrocinio. 

L'art. 16 All. A disciplina dettagliatamente le formalità per effettuare le richieste di accesso di atti e di documenti.

Sono liberamente accessibili in forma anonima le informazioni riguardanti Udienze, Calendario Ricorsi, Provvedimenti, anche attraverso l'utilizzo del “Motore di ricerca” mentre l'accesso alle altre informazioni è consentito soltanto ai soggetti abilitati e quindi titolari di apposite credenziali rilasciate dal Segretario Generale della Giustizia Amministrativa.

Dell'accesso al fascicolo informatico si occupa anche il comma 10 dell'art. 3 All. A, prevedendo una specifica regola riguardante la conservazione delle operazioni di accesso. Esse sono conservate per cinque anni dalla data di passaggio in giudicato della sentenza.

Il controllo sulla regolarità fiscale degli atti e documenti depositati

Con l'entrata in vigore del processo amministrativo telematico il controllo sulla regolarità fiscale degli atti e dei documenti depositati non è materialmente svolto dall'ufficio di segreteria.

Il SIGA contempla funzionalità automatizzate per il controllo della regolarità, anche fiscale, degli atti e dei documenti depositati da ciascuna parte.

Il controllo investe l'esatta determinazione del contributo in base alle tipologie di contenzioso individuate al comma 6-bis dell'art. 13 d.P.R. n. 115/2002 nonché l'allegazione della ricevuta del pagamento nell'importo dovuto.

In caso di omesso o insufficiente pagamento del contributo unificato, dal controllo automatizzato potrà generarsi il procedimento di riscossione da parte dell'ufficio presso il quale è depositato l'atto, attraverso l'invito al pagamento e il contestuale avvertimento di iscrizione a ruolo in caso di mancato assolvimento dell'obbligo tributario, con addebito degli interessi al saggio legale (artt. 15247 e 248 T.U. n. 115/2002).

Gli atti che fanno parte del fascicolo informatico dovranno essere sottoscritti in forma digitale coerentemente con la previsione di legge recata all'art. 136 comma 2-bis d.lgs. n. 104/2010 secondo la quale tutti gli atti e i provvedimenti del giudice, dei suoi ausiliari, del personale degli uffici giudiziari e delle parti possono essere sottoscritti con firma digitale.

L'autentica riguarderà i singoli atti difensivi prodotti dalle parti oltre che i provvedimenti del collegio che per tale motivo dovranno essere sottoscritti digitalmente. 

 

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