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Redazione degli atti processuali telematici

31 Gennaio 2018 |

Sommario

Inquadramento | I riferimenti normativi e di prassi | Gli atti telematici | I link ipertestuali | I sommari e i segnalibri | La compatibilità con le regole e specifiche tecniche: il caso del PCT | Gli scenari futuri |

Inquadramento

Il tema delle tecniche di redazione degli atti processuali redatti in formato digitale e destinati al deposito per via telematica costituisce a ben vedere una specificazione del più ampio tema generale della redazione degli atti processuali e del linguaggio che l'avvocato dovrebbe utilizzare nei propri scritti.

È noto infatti che «i testi giuridici, a qualsiasi classe o sottoclasse appartengano, raramente e solo saltuariamente appaiono privi di espressioni desuete, di modi di dire congelati in uno specialismo che non è quello, inevitabile e ineliminabile, del lessico tecnico del settore, ma è invece frutto, abnorme e resistente, dell'assuefazione a una stereotipia tramandata come un marchio di fabbrica. L'abbondanza e la costanza con cui vengono impiegati stereotipi sintattici e lessicali sono davvero un tratto tipologico di non poco peso» (B. Mortara Garavelli, Le parole e la giustizia, Torino, 2001).

L'inquadramento del tema oggetto di analisi non può prescindere dalle parole di una delle maggiori linguiste italiane che ben evidenzia la patologia che spesso affligge gli scritti processuali (per la verità non solo italiani).

Al contrario, dunque, l'obiettivo da perseguire è quello di giungere alla redazione di scritti connotati da chiarezza e concisione, che rendano il contenuto dell'atto processuale fruibile con immediatezza da parte dell'interlocutore, giudice o difensore della controparte. In particolare, obiettivo principale dello scritto processuale dovrebbe essere quello di semplificare al massimo i meccanismi di comprensione del tema probatorio ed assertorio perseguito dalla parte: dal punto di vista probatorio occorre prefiggersi l'obiettivo di permettere a tutti gli operatori del processo di comprendere, nel minor tempo possibile, se un mezzo di prova proposto da una delle parti sia o meno ammissibile, mentre dal punto di vista assertorio occorre che le tesi in diritto siano espresse in maniera chiara, secondo una precisa sequenza logica.

I riferimenti normativi e di prassi

Nella legislazione e nella prassi contemporanee non mancano provvedimenti legislativi e di prassi che spingano gli avvocati verso l'utilizzo di determinate tecniche di redazione dei propri scritti.

Come esempio di prassi non può non citarsi la Guida per gli Avvocati redatta dalla Corte di Giustizia delle Comunità Europee che, con riguardo agli scritti depositati in avvio e in corso di procedimento, prevede come sia «auspicabile che ogni memoria sia accompagnata da un sunto dei motivi e degli argomenti di un massimo di due pagine. Tale sunto garantisce che i motivi e gli argomenti dedotti siano chiaramente individuati ai fini, in particolare, della preparazione della relazione d'udienza da parte del giudice relatore» (www.curia.europa.eu).

Altro esempio di prassi finalizzata all'individuazione di regole condivise per la redazione degli atti processuali è senza dubbio il protocollo d'intesa tra il C.N.F. e la Corte di Cassazione sulla redazione dei ricorsi (www.consiglionazionaleforense.it), ove ad esempio si richiede una espressa «sintesi dei motivi» di impugnazione, con richiesta ai difensori di «enunciare sinteticamente i motivi del ricorso (in non più di alcune righe per ciascuno di essi e contrassegnandoli numericamente), mediante la specifica indicazione, per ciascun motivo, delle norme di legge che la parte ricorrente ritenga siano state violate dal provvedimento impugnato e dei temi trattati. Nella sintesi dovrà essere indicato per ciascun motivo anche il numero della pagina ove inizia lo svolgimento delle relative argomentazioni a sostegno nel prosieguo del ricorso».

A ben vedere si tratta di tecniche di redazione dell'atto del processo volte a semplificarne la lettura; si mira infatti a fornire al Giudice e alla controparte un abstract delle argomentazioni trattate in maniera più ampia in seguito, in grado di svelare in forma sintetica gli intenti assertori dell'avvocato.

Non mancano poi certamente le norme di legge che si occupano del tema.

Il codice del processo amministrativo prevede all'art. 3, comma 2, d.lgs. n. 104/2010, che «il Giudice e le parti redigono gli atti in maniera chiara e sintetica, secondo quanto disposto dalle norme di attuazione».

Venendo poi più specificatamente al tema del processo telematico, l'art. 16-bis, comma 9-octies, d.l. n. 179/2012, prevede che «gli atti di parte e i provvedimenti del Giudice depositati con modalità telematiche sono redatti in maniera sintetica».

Tutti gli interventi presi in considerazione insistono sul tema della “sinteticità” degli atti processuali, segno evidente che il problema maggiormente sentito è quello della ridondanza degli scritti; in tale ottica occorre peraltro chiarire come la risposta non vada calibrata in soli termini di limitazioni alla lunghezza degli atti processuali, ben potendo essere un atto processuale composto di poche pagine ma infarcito di stereotipi sintattici che ne rendono difficile la lettura. Invero, «l'essenza della sinteticità….non risiede nel numero delle pagine o delle righe in ogni pagina, ma nella proporzione tra la molteplicità e la complessità delle questioni dibattute e l'ampiezza dell'atto che le veicola» (Cons. stato, sez. III, 12 giugno 2015, n. 2900).

 

In evidenza

Il concetto di sinteticità, cui fa riferimento in particolare l'art. 16-bis, comma 9-octies, d.l. n. 179/2012, per gli atti destinati al deposito telematico, non va dunque inteso in termini di sola “lunghezza” dell'atto (accezione di per sé limitata e potenzialmente suscettibile di arrecare un vulnus al diritto di difesa), ma alla sua capacità di esporre tutte le questioni necessarie in modo completo e non ridondante, proporzionato alla loro importanza e complessità.

Gli atti telematici

Effettuato un inquadramento sistematico della problematica, si può affrontare più da vicino il tema delle tecniche di redazione degli atti destinati al deposito telematico e delle possibilità offerte dalla forma digitale degli stessi.

Si tratta dunque di capire se esistano possibilità tecniche che consentano di redigere un atto digitale che non sia la mera replica su computer di un atto analogico e che, in ultima analisi, ne renda superflua la stampa.

In effetti, solo sfruttando le risorse peculiari del mezzo informatico a disposizione si può dotare l'atto digitale di una capacità comunicativa propria che non lo renda la copia digitale di un atto analogico.

In tale ottica, le risorse più facilmente utilizzabili dall'avvocato (e in alcuni casi anche dal magistrato) sono certamente i link ipertestuali e i sommari muniti di segnalibri; certamente non è un caso che tali modalità di redazione siano state espressamente menzionate nelle Linee Guida per la redazione degli atti e dei provvedimenti in maniera chiara e sintetica, elaborate dal Gruppo di lavoro degli Osservatori sulla giustizia civile, in occasione dell'assemblea nazionale tenutasi a Roma il 19-21 maggio 2017 (www.ordineavvocatimilano.it).

I link ipertestuali

I link o collegamenti ipertestuali possono essere definiti come un rinvio da un'unità informativa (documenti, immagini, etc.) su supporto digitale ad un'altra. È ciò che caratterizza la non linearità dell'informazione propria di un ipertesto. Un collegamento ipertestuale ha dunque lo scopo di condurre ad ulteriori unità informative a partire da una qualunque unità ad esse correlata.

Per poter essere notato dal lettore, un collegamento ipertestuale normalmente viene distinto per qualche peculiarità grafica: la più tipica è la sottolineatura. L'attivazione di un collegamento viene effettuata attraverso un clic del mouse, cui segue la visualizzazione della destinazione del collegamento.

L'applicazione di tale tecnica agli atti destinati al deposito telematico può consentire di inserire il collegamento tra atto processuale e documenti menzionati nello stesso; in tal modo sarà possibile visualizzare il documento prodotto dalla parte mediante un semplice “clic” del mouse sull'atto digitale.

La procedura da seguire è relativamente semplice e può essere esemplificata utilizzando MS Word per la redazione dell'atto.

Si richiede innanzitutto che, in fase di predisposizione dello scritto processuale, atto e documenti per i quali si vuol creare il collegamento ipertestuale, siano inseriti nella medesima cartella di lavoro.

 

In secondo luogo, all'interno dell'atto processuale, occorre evidenziare il campo testuale ove inserire il collegamento.

 

Si passa poi a selezionare il gruppo dei “collegamenti” in modo da poter poi cliccare sull'apposita finestra dei “collegamenti ipertestuali”.

 

Effettuata tale operazione, può essere selezionato dalla cartella di lavoro il documento per il quale si vuole inserire il collegamento.

 

Si perverrà così alla creazione di un atto recante un collegamento ipertestuale al documento prodotto.

 

L'atto potrà quindi essere convertito in formato PDF e depositato per via telematica.

Un atto così strutturato presenta la possibilità (per il Giudice, in primis) di visualizzare il documento menzionato dalla parte man mano che si avanza con lettura dell'atto, conferendo così unità logica alle deduzioni assertorie e probatorie della parte.

È poi evidente come l'utilizzo di questa tecnica di redazione esalti il mezzo informatico: è certamente più comodo visualizzare un documento con un semplice “clic” che non sfogliare pagine di un fascicolo cartaceo magari confuso e mal rilegato.

I sommari e i segnalibri

Altra tecnica premiale e in grado di conferire all'atto digitale una propria originalità è data dall'utilizzo di sommari e segnalibri, che permettono la “navigazione” dell'atto cliccando sulle sue voci e sottovoci.

Lo strumento in questione (utilizzabile anche dal magistrato per la redazione delle sentenze), tra l'altro, facilita la rilettura da parte dello stesso estensore anche a distanza di tempo, grazie alla possibilità di consultare immediatamente i profili di maggior interesse, senza dover scorrere l'intero atto.

Mediante l'utilizzo della tecnica in questione sarà possibile ottenere innanzitutto un sommario introduttivo che esporrà titoli e sottotitoli nei quali è stato suddiviso l'atto del processo. 

 

Grazie a tale accorgimento sarà dunque possibile pervenire ad una prima presentazione dei contenuti dell'atto processuale, dando così ad esempio al lettore la possibilità di leggere direttamente le conclusioni o magari le asserzioni in diritto.

Anche in tal caso l'operazione può essere compiuta con un semplice “clic” del mouse, e pertanto con modalità molto più agevole rispetto al dover sfogliare un atto cartaceo, magari molto lungo come quello raffigurato nell'immagine d'esempio.

La successiva conversione dell'atto in PDF ai fini del successivo deposito telematico darà poi la possibilità di inserire un'ulteriore risorsa che permetterà una ancor più agevole consultazione dello scritto.

Il riferimento è alla possibilità di inserire anche i cosiddetti “segnalibri”, che permetteranno una vera propria “navigazione” dinamica dell'atto, consentendo di progredire o regredire a piacimento sui singoli argomenti, senza dover necessariamente torneare alla visualizzazione del sommario.

A tal fine, al momento della conversione del file, sarà sufficiente aver l'accortezza di spuntare il campo “crea segnalibri utilizzando” “intestazioni”.

 

e si perverrà al risultato qui raffigurato:

 

Un atto munito di tali accorgimenti redazionali potrà essere fruito solo in modalità digitale, non potendo gli accorgimenti in esame essere sfruttati su un atto reso analogico attraverso la stampa dello stesso.

 

 

La compatibilità con le regole e specifiche tecniche: il caso del PCT

Uno degli interrogativi che da sempre accompagna le tecniche di redazione analizzate, in particolare l'inserimento dei collegamenti ipertestuali, è la compatibilità con le regole e specifiche tecniche per il PCT.

I dubbi dei primi commentatori si sono infatti concentrati:

Il dubbio che si poneva era dunque se l'inserimento in particolare dei collegamenti ipertestuali portasse all'introduzione di un elemento attivo non consentito dalle fonti normative appena citate.

Come visto, tali dubbi sono fugati innanzitutto dai documenti di prassi elaborati dagli Osservatori sulla Giustizia Civile, e dunque da un organismo di studio composto sia da avvocati che da magistrati, che senza dubbio costituisce dottrina autorevole in grado di smentire le tesi contrarie all'utilizzo delle risorse analizzate.

Inoltre occorre ricordare che con comunicazione del 2 aprile 2014 la stessa DGSIA aveva chiarito che l'espressione, riferita all'atto processuale, «privo di elementi attivi significa che non sono ammessi macro o campi che possano pregiudicare la sicurezza (es. veicolare virus) e alterare valori quando il file viene aperto». In forza di tali premesse veniva quindi chiarito che: «a) le figure all'interno del testo sono ammesse; b) I link e gli indirizzi mail sono ammessi, non essendo considerati “elementi attivi”».

Successivamente è stata altresì pubblicata una nota sul Portale dei Servizi Telematici (dal titolo “Indicazioni per la creazione dell'atto principale di un deposito“), tuttora reperibile (www.pst.giustizia.it) con la quale si chiarisce che non sono da considerarsi elementi attivi i link ipertestuali a documenti che vengano contestualmente depositati.

La ricerca di un appiglio normativo in grado di fugare ogni dubbio circa il timore per l'operatore del diritto di violare le sopra citate regole e specifiche tecniche può peraltro spingersi sino all'esame delle regole tecniche in materia di firme elettroniche, emanate con d.P.C.M. 22 febbraio 2013.

In particolare all'art. 4, comma 3, d.P.C.M. 22 febbraio 2013, si legge che «il documento informatico, sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, non soddisfa il requisito di immodificabilità del documento previsto dall'art. 21, comma 2, del Codice, se contiene macroistruzioni, codici eseguibili o altri elementi, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati».

Ecco dunque un efficace definizione di “elementi attivi” vietati all'interno della quale certamente non ricadono i link ipertestuali (e tantomeno i segnalibri).

Le risorse esaminate infatti:

  • non contengono macroistruzioni o codici eseguibili;
  • non sono in grado di modificare gli atti, ovvero i fatti e i dati nello stesso rappresentati.

Tale riferimento normativo è certamente applicabile anche alla normativa sul processo civile telematico, essendo ormai codificato il principio secondo cui le norme del codice dell'amministrazione (anche quelle attuative e le regole tecniche) trovano espressa applicazione anche nella normativa processuale a patto che non siano derogate da norme speciali (cosa che non accade nella fattispecie oggetto della presente analisi)

Gli scenari futuri

La materia delle tecniche di redazione degli atti processuali è dunque più che mai viva e non può che trarre ulteriore linfa dall'introduzione delle applicazioni digitali nel mondo del processo, in particolare di quello civile, consentendo l'esplorazione di nuove frontiere che non potevano essere sperimentate con gli atti cartacei.

In prospettiva non pare neppure peregrino ipotizzare che si possa giungere all'abbandono del formato PDF in favore di linguaggi certamente più adeguati alla lettura da parte di una macchina, come ad esempio l'XML.

Ad oggi è indubbio che il formato PDF costituisca un approdo iniziale sicuro, essendo il mezzo digitale che meglio è in grado di replicare la carta; la scelta del legislatore va dunque certamente approvata.

Ragionando però in un'ottica evolutiva il suo abbandono consentirebbe di passare alla generazione di atti ancor più fruibili in forma digitale (essendone ipotizzabile la creazione mediante appositi format), conservabili senza alcuna difficoltà e senza limiti di tempo. Vale infatti la pena ricordare che uno dei maggiori problemi posti dal digitale (ed in particolare dagli atti e documenti digitali) è la conservazione a futura memoria delle informazioni che essi contengono: nel mondo analogico questa è garantita dalla conservazione del supporto (carta, papiro ecc.), nel mondo digitale ciò non è possibile in quanto i supporti sono soggetti a rapida obsolescenza tecnologica (si pensi ai floppy disk). Occorre dunque pensare all'utilizzo di linguaggi (come ad esempio l'XML) che possano essere facilmente letti da macchine senza l'ausilio di particolari supporti o di particolari specifiche tecniche (soggette anch'esse a mutamenti più o meno rapidi).

Sarebbe così possibile individuare, soprattutto per talune tipologie di controversie (tendenzialmente, quelle più semplici) un “contenuto tipico e condiviso” per gli atti e i provvedimenti; si potrebbe giungere a schematizzare tipologia e sequenza dei fatti da porsi a fondamento delle domande giudiziali: sia i “dati conoscitivi” che si ritengono indispensabili; sia i fatti storici e giuridici che devono essere posti a fondamento di una certa domanda.

Evidentemente il cambio di prospettiva in tal caso sarebbe radicale, equiparabile ad una vera e propria rivoluzione copernicana, visto che in tale ottica l'avvocato passerebbe da produttore di atti a vero e proprio fornitore di dati che potrebbero avere un duplice utilizzo:

  • da parte del Giudice e delle controparti ai fini dell'utilizzo nel procedimento da lui patrocinato; in tal senso si perverrebbe ad una più celere definizione dei temi assertori e probatori con evidenti benefici in termini di celerità dell'attività processuale
  • da parte degli Uffici studi ministeriali per trarne Big Data particolarmente qualificati (al punto che potrebbero essere chiamati Smart Data) che potrebbero poi essere utilizzati sia per delineare indirizzi giurisprudenziali particolarmente indicativi e pregnanti sia per analisi sociali di più ampio respiro.
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