Ricevute successive al deposito telematico (PCT)

Inquadramento

Il deposito in modalità telematica degli atti e documenti deve avvenire in ogni caso «nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici».

Si esamina nel dettaglio la normativa concernente la trasmissione dei documenti informatici applicabile al PCT, di seguito indicata:

a) il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD, d.lgs. n. 82/2005, in particolare gli artt. 45 e 48);

b) le regole tecniche in materia di posta elettronica certificata (regolamento di cui al d.P.R. n. 68/2005 e regole tecniche di cui al d.m. Innovazione 2 novembre 2005);

c) l'ulteriore normativa speciale, di rango secondario e terziario, sul Processo Telematico, emanata a norma dell'art. 4, commi 1 e 2, d.l. n.193/2009 (Regole Tecniche di cui al d.m. Giustizia n. 44/2011 e Specifiche Tecniche di cui al Provvedimento DGSIA 16 aprile 2014, emanate a norma dell'art. 34 d.m. n. 44/2011), che deroga, ove dispone diversamente, rispetto alla normativa di cui al punto b).

Tale quadro normativo delinea i flussi telematici del deposito dell'atto, le caratteristiche del messaggio di posta elettronica certificata inviato dal soggetto esterno tramite il c.d. “redattore” e le ricevute generate dai sistemi informatici.

La PEC è definita dall'art. 1, comma 1, lett. v-bis,d.lgs. n. 82/2005, come «sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi».

Ricevuta di accettazione

La ricevuta di accettazione è definita come «la ricevuta, sottoscritta con la firma del gestore di posta elettronica certificata del mittente, contenente i dati di certificazione, rilasciata al mittente [...] a fronte dell'invio di un messaggio di posta elettronica certificata»(art. 1 comma 1 lett. e, d.m. Innovazione 2 novembre 2005).

A norma dell'art. 6, comma 1, d.P.R. n. 68/2005 (il regolamento sulla PEC) «il gestore di posta elettronica certificata utilizzato dal mittente fornisce al mittente stesso la ricevuta di accettazione nella quale sono contenuti i dati di certificazione che costituiscono prova dell'avvenuta spedizione di un messaggio di posta elettronica certificata».

Si tratta di una certificazione rilasciata da un soggetto esterno al c.d. “Dominio Giustizia” («l'insieme delle risorse hardware e software, mediante il quale il Ministero della giustizia tratta in via informatica e telematica qualsiasi tipo di attività, di dato, di servizio, di comunicazione e di procedura» a norma dell'art. 2, comma 1, lett. a, d.m. n. 44/2011).

In questa fase, in alcuni casi può essere consegnato al mittente un avviso di non accettazione, che «viene emesso quando il gestore mittente è impossibilitato ad accettare il messaggio in ingresso, recante la motivazione per cui non è possibile accettare il messaggio e l'esplicitazione che il messaggio non potrà essere consegnato al destinatario»(art. 1, comma 1, lett. f, d.m. Innovazione 2 novembre 2005): si pensi, ad esempio, al caso di un messaggio che ecceda la dimensione massima consentita dal gestore di posta, laddove i livelli di servizio posti dalla normativa prevedono che «in ogni caso il gestore di posta elettronica certificata deve garantire la possibilità dell'invio di un messaggio: a. almeno fino a cinquanta destinatari; b. per il quale il prodotto del numero dei destinatari per la dimensione del messaggio stesso non superi i trenta megabytes» (art. 12, comma 2, d.m. Innovazione 2 novembre 2005).

Nel sistema del PCT, «la dimensione massima consentita per la busta telematica è pari a 30 Megabyte»(art. 14 comma 3, delle Specifiche Tecniche di cui al Provv. DGSIA 16 aprile 2014); se il messaggio eccede tale dimensione, viene generato e inviato automaticamente al mittente un messaggio di errore, contenente l'avviso del rifiuto del messaggio (art. 13, comma 8, d.m. Giustizia n. 44/2011). Si ha peraltro esperienza di buste informatiche transitate senza errori attraverso sistemi anche al di sopra di tale limite, nonché del fatto che la dimensione massima del messaggio gestita dalla maggior parte dei gestori di PEC è di 50 megabyte.

Di norma, la ricevuta di accettazione viene recapitata a pochi secondi di distanza dall'invio del messaggio da parte del mittente.

Ricevuta di avvenuta consegna (RdAC)

Per quanto qui interessa, la ricevuta di avvenuta consegna (RdAC) è definita come «la ricevuta, sottoscritta con la firma del gestore di posta elettronica certificata del destinatario, emessa [...] al mittente nel momento in cui il messaggio è inserito nella casella di posta elettronica certificata del destinatario» (art. 1, comma 1, lett. h, d.m. Innovazione 2 novembre 2005).

Tale ricevuta «fornisce al mittente prova che il suo messaggio di posta elettronica certificata è effettivamente pervenuto all'indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario e certifica il momento della consegna tramite un testo, leggibile dal mittente, contenente i dati di certificazione», e viene rilasciata «contestualmente alla consegna del messaggio di posta elettronica certificata nella casella di posta elettronica messa a disposizione del destinatario dal gestore, indipendentemente dall'avvenuta lettura da parte del soggetto destinatario»(art. 6, commi 3 e 5, d.P.R. n. 68/2005).

Nel sistema del PCT, essa viene inviata dal gestore di PEC del Ministero della Giustizia (indirizzo attuale: posta-certificata@telecompost.it), ed è di tipo “completo”, ossia contiene al suo interno «i dati di certificazione ed il messaggio originale» (art. 1 comma 1 lett. i, d.m. Innovazione 2 novembre 2005): proprio per questo motivo la dimensione della RdAC varia a seconda del messaggio originariamente inviato, e può essere anche rilevante.

Di norma, la ricevuta di avvenuta consegna viene recapitata a pochi minuti di distanza dalla ricevuta di accettazione.

Inoltre il gestore di PEC del Ministero invia al gestore del mittente una ricevuta di “presa in carico” a norma dell'art. 7 d.P.R. n. 68/2005, che stabilisce «quando la trasmissione del messaggio di posta elettronica certificata avviene tramite più gestori il gestore del destinatario rilascia al gestore del mittente la ricevuta che attesta l'avvenuta presa in carico del messaggio». Tale ricevuta non viene recapitata al mittente.

La fondamentale rilevanza della RdAC nel flusso del deposito telematico è illustrata nel dettaglio nella Bussola "Termini e perfezionamento del deposito telematico di un atto".

Esito dei controlli automatici

Il messaggio di "esito dei controlli automatici" è previsto dall'art. 13, comma 7, d.m. Giustizia n. 44/2011 e dall'art. 14, comma 7, delle Specifiche Tecniche sul PCT di cui al Provv. DGSIA 16 aprile 2014.

Con riferimento all'esito dei controlli, la normativa tecnica codifica tre tipologie di errore:

La Circolare del Dipartimento Affari di Giustizia avente ad oggetto «Adempimenti di cancelleria relativi al Processo Civile Telematico» (testo consolidato aggiornato alla Circolare 23 ottobre 2015), al riguardo, fornisce importanti indicazioni alle cancellerie, precisando che esse, «in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, dovranno dunque, ove possibile, accettare il deposito, avendo tuttavia cura di segnalare al giudice ogni informazione utile in ordine all’anomalia riscontrata. A tal fine è fortemente auspicabile che i capi di ciascun ufficio e i dirigenti di cancelleria concordino tra loro modalità di segnalazione degli errori il più possibile efficaci e complete».

Come previsto dalla normativa (art. 14, comma 8, Provv. DGSIA 16 aprile 2014), la codifica puntuale degli errori indicati al comma precedente è pubblicata e aggiornata nell’area pubblica del portale dei servizi telematici.

In tutti i casi, viene inviato al depositante un messaggio di PEC riportante eventuali eccezioni riscontrate (art. 14, comma 9, Provv. DGSIA 16 aprile 2014).

Si tratta di una ricevuta elaborata dai sistemi dell'Ufficio Giudiziario di destinazione (avente dominio “@civile.ptel.giustiziacert.it”: es. tribunale.roma@civile.ptel.giustiziacert.it, e contenente nell'oggetto la dicitura “ESITO CONTROLLI AUTOMATICI”), che «effettua i controlli automatici (formali) sulla busta telematica».

È doveroso rimarcare come debba essere attentamente verificata la descrizione dell'esito riportata nel corpo del messaggio e nell'allegato “EsitoAtto.xml”, come specificato nell'allegato 6 alle Specifiche Tecniche (Provv. DGSIA 16 aprile 2014).

Al momento del recapito dell'esito dei controlli automatici, la busta telematica è a disposizione dell'operatore giudiziario attraverso l'applicativo ministeriale (SICID e SIECIC).

Il messaggio di esito dei controlli automatici viene di solito recapitato a pochi minuti di distanza dalla ricevuta di avvenuta consegna; peraltro, quando l'invio viene effettuato presso Uffici Giudiziari di grandi dimensioni (e quindi con imponenti volumi di comunicazioni in entrata ed uscita), è normale che l'esito controlli automatici venga recapitato a parecchie ore di distanza dalla RdAC, o anche a giorni di distanza.

Da questa circostanza l'invito, presente in molti “protocolli” sul PCT adottati a livello locale, a provvedere al deposito dell'atto senza attendere il giorno di scadenza.

Può darsi il caso in cui, a seguito del recapito della RdAC, non pervenga il messaggio di esito controlli automatici ma un messaggio con oggetto “NOTIFICA ECCEZIONE”, nel cui corpo verrebbe riportato quanto segue: «Il messaggio <[...]> con oggetto "POSTA CERTIFICATA: Memoria 183 n. 1 causa TIZIO – CAIO" indirizzato a ufficiogiudiziario@civile.ptel.giustiziacert.it non è stato elaborato correttamente dal sistema ed è stato scartato. - Dettaglio eccezione - CODICE: E0606 - DESCRIZIONE: Messaggio non riconosciuto».

Tipicamente, è il messaggio che viene recapitato quando la busta telematica inviata dal soggetto esterno non rispetta i requisiti di cui all'allegato 6 alle Specifiche Tecniche (Provv. DGSIA 16 aprile 2014).

Esito dei controlli manuali

Il messaggio di "esito dei controlli manuali" è previsto dall'art. 13, comma 7, d.m. Giustizia n. 44/2011 e dall'art. 14, comma 10, delle Specifiche Tecniche sul PCT di cui al Provv. DGSIA 16 aprile 2014.

Tale messaggio viene inviati o/e recapitato a seguito dell'intervento dell’ufficio, nelle persone di operatori “fisici” dalla cancelleria o dalla segreteria dell’ufficio giudiziario destinatario, i quali, esaminando la busta, hanno la possibilità di accettarla de plano oppure di rifiutarla, compilando un campo del proprio applicativo in cui illustrare che tipo di errore è stato riscontrato ed eventuali note libere per aiutare il depositante a rettificare il deposito.

Tale messaggio è nuovamente proveniente dal dominio di posta elettronica dell'Ufficio Giudiziario (avente dominio “@civile.ptel.giustiziacert.it”, e contenente nell'oggetto la dicitura “ACCETTAZIONE”).

Nonostante l'oggetto del messaggio (che è fisso), l'esito può essere di rifiuto: deve quindi essere attentamente verificata la descrizione dell'esito riportata nel corpo del messaggio e nell'allegato “EsitoAtto.xml”, come specificato nell'allegato 6 alle Specifiche Tecniche (Provv. DGSIA 16 aprile 2014).

È chiaramente specificato dalla normativa regolamentare (con norma sostanzialmente superflua ma la cui presenza fornisce un inequivoco indizio in caso di dubbi) che «il rigetto del deposito da parte dell'ufficio non impedisce il successivo deposito entro i termini assegnati o previsti dalla vigente normativa processuale»(art. 13, comma 4, d.m. Giustizia n. 44/2011).