Bussola

Tipologia di file depositabili

Sommario

Inquadramento | Formato e caratteristiche dei file dell'atto principale e dei documenti allegati: considerazioni generali | L'atto principale in formato .pdf: non ammissibilità della “scansione” | Gli “elementi attivi” nell'atto principale e nei documenti allegati: ratio della norma e conseguenze della violazione del divieto | Modalità di deposito di formati di file non ammessi |

Inquadramento

Il deposito in modalità telematica degli atti e documenti, obbligatorio o facoltativo, deve avvenire in ogni caso «nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici».

La locuzione è presente all'art. 16-bis, comma 1, d.l. n. 179/2012, ma è contenuta in numerose altre disposizioni di rango primario.

Le fonti normative richiamate, a livello generale, sono:

a) il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD, d.lgs. n. 82/2005);

b) le regole tecniche in materia di documento informatico (d.P.C.M. 13 novembre 2014), di firma digitale (d.P.C.M. 22 febbraio 2013) e di posta elettronica certificata (regolamento di cui al d.P.R. n. 68/2005 e regole tecniche di cui al d.m. Innovazione 2 novembre 2005);

c) l'ulteriore normativa speciale, di rango secondario e terziario, sul Processo Telematico, emanata a norma dell'art. 4, commi 1 e 2, d.l. n. 193/2009 (Regole Tecniche di cui al d.m. Giustizia n. 44/2011 e Specifiche Tecniche di cui al Provv. DGSIA 16 aprile 2014, emanate a norma dell'art. 34 d.m. n. 44/2011), che deroga, ove dispone diversamente, rispetto alla normativa di cui al punto b).

Senza pretesa di esaustività, la presente trattazione è da un lato una ricognizione normativa delle “tipologie” di documenti informatici (o meglio “formati di file”, nel senso informatico del termine) di cui è ammesso il deposito nel Processo Civile Telematico, e d'altro lato mira ad approfondire alcuni sottotemi specifici e ad individuare alcuni casi particolari.

Formato e caratteristiche dei file dell'atto principale e dei documenti allegati: considerazioni generali

Premesso che per “atto principale” si intende l'atto del processo (la comparsa, la memoria, l'istanza, e in generale gli atti indicati all'art. 125 c.p.c.), la normativa regolamentare e tecnica sul PCT (art. 11 d.m. n. 44/2011 e art. 12 Provv. DGSIA 16 aprile 2014 come integrato dal d.m. 28 dicembre 2015) prevede che esso sia:

a) in formato PDF;

b) privo dei c.d. “elementi attivi” (vedi paragrafo apposito);

c) ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti (non è pertanto ammessa la scansione di immagini);

d) è sottoscritto con firma digitale (in formato PAdES-BES o CAdES-BES), la quale conferisce all'atto l'efficacia probatoria di cui all'art. 2702 c.c. in presenza del rispetto delle regole tecniche che ne garantiscono sicurezza, integrità e immodificabilità;

e) è corredato da un file denominato “DatiAtto.xml” contenente dati necessari a completare l'instradamento della busta, l'elenco dei documenti e degli allegati e dati richiesti all'utente per uno specifico tipo di deposito; il formato “strutturato” XML consente ai sistemi informatici di importare i dati in modo corretto e univoco.

 

In evidenza

I commi 2 e 3 dell'art. 12 Provv. DGSIA 16 aprile 2014 prevedono ulteriori requisiti della struttura del file firmato:

«2. La struttura del documento firmato è PAdES-BES (o PAdES Part 3) o CAdES-BES; il certificato di firma è inserito nella busta crittografica; è fatto divieto di inserire nella busta crittografica le informazioni di revoca riguardanti il certificato del firmatario. La modalità di apposizione della firma digitale o della firma elettronica qualificata è del tipo “firme multiple indipendenti” o parallele, e prevede che uno o più soggetti firmino, ognuno con la propria chiave privata, lo stesso documento (o contenuto della busta). L’ordine di apposizione delle firme dei firmatari non è significativo e un’alterazione dell’ordinamento delle firme non pregiudica la validità della busta crittografica; nel caso del formato CAdES il file generato si presenta con un’unica estensione .p7m. Il meccanismo qui descritto è valido sia per l’apposizione di una firma singola che per l’apposizione di firme multiple.

3. Le applicazioni di generazione della firma digitale o qualificata per la sottoscrizione dei documenti informatici devono utilizzare la funzione di hash di cui all'art. 4, comma 2, del d.P.C.M. 22 febbraio 2013».

Per approfondimenti, si consulti la bussola sulle “Firme”

 

Per ciò che riguarda i documenti allegati, ribadita l'indicazione sulla necessità di assenza di “elementi attivi”, la normativa regolamentare e tecnica (art. 12 d.m. n. 44/2011 e art. 13 Provv. DGSIA 16 aprile 2014) consente i seguenti formati:

 

Formati ammessi per i documenti allegati

.pdf

Portable Document Format

.rtf

Rich Text Format

.txt

Documento di testo senza formattazioni

.jpg

file di immagine

.gif

file di immagine (con gestione di animazione)

.tiff

file di immagine (con gestione del multipagina)

.xml

Extensible Markup Language

.eml e .msg

Messaggi di posta elettronica, che contengano file nei formati ammessi

.zip, .rar, .arj

Formati compressi, purché contenenti file con formato ammesso

 

Viene inoltre stabilito che gli allegati possono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata (in formato CadES, con estensione .p7m, o PAdES, ovvero inclusa all'interno del PDF); viene inoltre previsto che nel caso di formati compressi la firma digitale, se presente, deve essere applicata sul file compresso.

Come si vede, non sono ammesse numerose tipologie di documenti informatici, ad esempio tutti i formati video (es. .mpg, .avi, .mp4, .mov) e audio (es. .wav, .mp3, .m4a); neppure sono ammessi numerosi e largamente utilizzati formati di testo e di foglio di calcolo (.docx, .doc, .xlsx, .xls, .odt, .ods), nonché i formati di disegno di AutoDesk AutoCAD (.dwg).

Nel caso dei formati audio e video, è ipotizzabile che non siano stati ammessi in ragione delle notevoli dimensioni che spesso essi hanno, il che avrebbe, da un lato, reso sostanzialmente impossibile l'invio a mezzo PEC (stante il limite di 30 MB per ciascuna busta, molto basso in relazione, in particolare, ad un file video), e dall'altro avrebbe implicato notevolissimi stanziamenti di risorse da parte del Ministero, al momento forse ritenuti non sostenibili.

Nel caso dei citati formati di testo e di foglio di calcolo, invece, il problema non sussiste in quanto tutti questi file possono essere convertiti nel formato .pdf.

In apposita sezione seguente è trattato il tema della modalità di deposito in giudizio dei formati di file non ammessi.

L'atto principale in formato .pdf: non ammissibilità della “scansione”

Sì è detto come due delle caratteristiche principali dell'atto principale siano l'essere in formato .PDF, e che il file .pdf sia «ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti (non è pertanto ammessa la scansione di immagini)».

In termini giuridici, la disposizione tecnica stabilisce come “non ammissibile” l'atto del processo in forma di “copia per immagine su supporto informatico di documento analogico” a norma dell'art. 1, comma 1, lett. i-ter, d.lgs. n. 82/2005.

Finalitàtecnica della norma è quella di permettere al Giudice l'operazione di selezione e copia di parti dell'atto nei propri provvedimenti, per renderne più rapida la redazione con riferimento, ad esempio, alle parti formali; questa utilità non è possibile quando l'atto del processo è il prodotto di una scansione di un foglio di carta.

L'operazione di trasformazione del documento testuale in .pdf è possibile tramite un procedimento automatizzato di “esportazione” o di “stampa virtuale”, normalmente gestito dai sistemi operativi dei personal computer, talvolta anche senza necessità di installazione di software aggiuntivo.

È da premettere che, dal punto di vista dei sistemi informatici, la circostanza per cui l'atto del processo è “scansionato” è del tutto ininfluente: tale caratteristica dell'atto non comporta alcuna segnalazione di errore da parte dei sistemi (l'esito dei controlli automatici del deposito non riporta alcuna anomalia, anche solo di categoria “WARN” - vedi bussola “Ricevute successive al deposito telematico”).

Conseguenza di ciò è che il cancelliere non ha il potere di rifiutare l'atto in sede di controllo manuale della busta: si è da più parti fatto osservare come l’unica norma del codice di rito in merito alla possibilità di rifiuto del deposito da parte del cancelliere è l’art. 73, comma 2, disp. att. c.p.c. («Il cancelliere deve rifiutare di ricevere il fascicolo di parte che non contenga le copie degli atti indicati nel comma precedente»), norma oltretutto sostanzialmente inapplicabile ad un contesto in cui si tratta di gestione di documenti non cartacei.

La questione, dunque, è demandata all'apprezzamento del Giudice.

Quid iuris, dunque, nel caso di deposito di un atto in forma di documento informatico prodotto di scansione, e non risultato di conversione diretta in .pdf dallo strumento di videoscrittura?

 

In evidenza

In punto di diritto, si tratta di stabilire quale significato attribuire al precetto normativo (contenuto nelle disposizioni di rango legge ordinaria) in base al quale il deposito telematico deve avvenire «nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici»

 

La giurisprudenza di merito finora nota è alquanto contrastante e disomogenea.

Vi è chi ritiene che il richiamo alle disposizioni di rango regolamentare e tecnico comporti la sussunzione delle stesse al rango di legge ordinaria, e perciò in deroga al generale principio di libertà delle forme di cui all'art. 121 c.p.c.: conseguentemente, la violazione di una qualunque disposizione contenuta nelle norme tecniche comporterebbe la necessità di una declaratoria di nullità a norma dell'art. 156, comma 1, c.p.c.; aderendo a questa impostazione vi è chi, portando alle estreme conseguenze il ragionamento, ritiene inoltre che l'atto principale in formato “pdf scansionato” non sia assoggettabile a sanatoria per raggiungimento dello scopo a norma dell'art. 156, comma 3, c.p.c., sul presupposto che lo “scopo” della forma prescritta dalle disposizioni tecniche (poste a garanzia del corretto svolgimento del processo in modalità informatica e telematica) sia quello di rendere selezionabile e copiabile il testo del file

Per contro, vi è chi considera l'inosservanza della norma regolamentare con minore rigore, argomentando che, pur essendo non conforme alle disposizioni tecniche, l'atto del processo così formato raggiunge comunque il suo scopo, che è unicamente quello di risultare leggibile dal Giudice e dalle parti del processo: conseguentemente la nullità dell'atto non può essere pronunciata, a norma dell'art. 156 comma 3 c.p.c.. L'atto, in questo caso, è considerato affetto da mera irregolarità, sanabile mediante una sua rinnovazione.

In ogni caso, anche fra chi aderisce all'orientamento più rigoroso, non vi è uniformità di qualificazione giuridica del tipo di invalidità dell'atto: si è talora detto “nullità”, ma si è anche parlato di “inammissibilità” e “irricevibilità”, negando oltretutto la possibilità di rinnovazione ai sensi dell'art. 162 c.p.c..

La conseguenze della prima delle due impostazioni sugli atti soggetti a termine decadenziale è evidente, posto che una rinnovazione, ove ritenuta ammissibile, non produce effetto ex tunc.

Nel caso di atto introduttivo di un giudizio (ad es. un ricorso), talora, il Giudice si è limitato ad invitato il depositante a “regolarizzare” il deposito senza pronunciare la nullità; in altri casi, al contrario, si è dichiarata la nullità (e conseguente rigetto, nel caso di ricorso per decreto ingiuntivo) o l'inammissibilità.

 

Orientamenti a confronto

Atto principale come “pdf immagine”

Irregolare ma ammissibile

Trib. Udine, ord., 28 luglio 2014

Trib. Vercelli, ord., 4 agosto 2014

Trib. Milano, sent., 18 settembre 2015, n. 10512

Trib. Verona, ord., 4 dicembre 2015

Nullo

Trib. Livorno, decr., 25 luglio 2014

Inesistente

Trib. Roma, decr., 8 agosto 2014

Inammissibile

Trib. Roma, decr., 13 luglio 2014

Irricevibile

Trib. Siena, decr., 5 novembre 2014

Gli “elementi attivi” nell'atto principale e nei documenti allegati: ratio della norma e conseguenze della violazione del divieto

È da premettere come non esista una esatta definizione normativa di “elemento attivo”.

Peraltro, un indizio sul significato dell'espressione è dato dal disposto dell'art. 4, comma 3, d.P.C.M. 22 febbraio 2013 (le regole tecniche sulla firma digitale), a mente del quale«il documento informatico, sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, non soddisfa il requisito di immodificabilità del documento previsto dall’art. 21, comma 2, CAD, se contiene macroistruzioni, codici eseguibili o altri elementi, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati»

Coerentemente, secondo l'art. 13 delle Specifiche Tecniche sul Processo Telematico, riguardante il formato dei documenti allegati, si ribadisce che i documenti allegati devono essere «privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili».

Da indicazioni rese informalmente, nell'aprile 2014, dalla DGSIA (Direzione Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati) del Ministero della Giustizia, si apprende che non vengono considerati ammissibili quegli elementi del file che possano «pregiudicare la sicurezza (es. veicolare virus) e alterare valori quando il file viene aperto».

Senza potere (né volere) qui abbozzare un trattato di informatica sul punto, ci si può soffermare su una casistica di elementi ammissibili e (prudentemente) non ammissibili:

 

 

Elementi ammessi e non ammessi (a titolo meramente esemplificativo)

Link ipertestuali ai documenti allegati al deposito

Ammessi

Link ipertestuali a risorse esterne (es. Internet)

Ammessi

Indici, sommari, note, intestazioni e piè di pagina

Ammessi

Link a indirizzi di posta elettronica (ordinaria o PEC)

Ammessi

Immagini, grafici o figure all'interno del file

Ammessi

Macro

Non ammesse

Campi compilabili

Non ammessi

 

Riassumendo, ciò che conta è che non siano presenti, all'interno dell'atto principale, funzioni suscettibili di veicolare programmi informatici “maligni” o di modificare il file dopo la sua apertura (in questo secondo caso, con ogni conseguenza anche in tema di violazione del principio del contraddittorio).

È stato peraltro riscontrato che nel caso di link a siti o risorse esterne, al magistrato viene inviato un “WARNING” (una segnalazione di attenzione) che non risulta comunque bloccante.

Tale avviso dell'applicativo in uso al Magistrato pare all'origine di un isolato provvedimento del Tribunale di Roma (decreto 20 aprile 2015, est. Quartulli), nel quale il Giudice, rilevato che «compare in evidenza da consolle la presenza di uno o più collegamenti ipertestuali negli allegati», li riteneva “elementi attivi” non ammessi dalla normativa, e, «ritenuto che la violazione della forma legale non consente di ritenere raggiunto lo scopo poiché l’atto introduttivo manca dei requisiti genetici indispensabili per dar corso a valido processo telematico».

In senso conforme, ma con motivazione più sintetica, si era pronunciato lo stesso Tribunale di Roma qualche mese prima (decreto 7 novembre 2014, est. Buconi).

Alquanto evidente l'equivoco in cui i Giudici sono incorsi in questo caso, posto che i link ipertestuali non vanno considerati elementi attivi perché insuscettibili di modificare il file dopo l'apertura.

 

In evidenza

In ogni caso, il punto nodale della questione è analogo a quello di cui al paragrafo precedente: si tratta di stabilire quale significato attribuire al precetto normativo (contenuto nelle disposizioni di rango legge ordinaria) in base al quale il deposito telematico deve avvenire «nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici»

 

Si rinvia alle righe di cui sopra per la sintesi degli orientamenti in merito alle conseguenze dall'inosservanza delle disposizioni tecniche: le considerazioni da formulare nel caso di cui si discute sono del tutto analoghe.

Modalità di deposito di formati di file non ammessi

Si è detto come molteplici formati di file di largo uso non siano ammessi dalla normativa tecnica sul Processo Telematico.

Si noti che non viene ammesso il deposito di alcuni formati neanche se contenuti all'interno di file compressi (es. .zip, .rar), o all'interno di messaggi di posta elettronica (formati .eml e .msg): in questo caso, il depositante è tenuto a convertire i file, ove possibile, in formati ammessi, e a depositarli separatamente dal file che li contiene.

Si pensi ad un caso pratico: se un'email (file .eml) contiene un foglio di calcolo in formato Excel (.xlsx/.xls), occorre preventivamente convertirlo ad esempio in formato pdf e depositarlo in tale veste informatica, facendo eventualmente presente al Giudice che il file originale si trova all'interno del file .eml, che pure si provvederà a depositare.

Sono inoltre opportune brevi considerazioni in merito ai formati video e audio, materiale che è sovente di notevole rilevanza dal punto di vista probatorio.

Orbene, in tal caso il deposito può essere fatto unicamente con modalità non telematica, in quanto non è possibile la conversione dei medesimi in un formato ammesso.

Non senza sforzo interpretativo, il fondamento normativo di tale possibilità può essere reperito nell'art. 16-bis, comma 8, d.l. n. 179/2012, che, nel quadro delle disposizioni relative all'obbligatorietà del deposito telematico, stabilisce che «il giudice può autorizzare il deposito degli atti processuali e dei documenti di cui ai commi che precedono con modalità non telematiche quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti».

In questo caso, più che di “non funzionalità” dei sistemi, si deve parlare di un vero e proprio limite normativo alla trasmissione in via telematica di certi tipi di documenti informatici.

In punto di fatto, è tutt'altro che raro il dover dare ingresso nel processo, come mezzo di prova, a una registrazione o a un filmato, e non è in alcun modo possibile estrarre copia cartacea di tali mezzi di prova (donde l'inapplicabilità, al caso in commento, dell'art. 16-bis, comma 9, d.l. n. 179/2012).

Dovendo conciliare tale esigenza con le disposizioni concernenti l'obbligatorietà del deposito telematico degli atti delle parti precedentemente costituite, l'unica via percorribile appare la formulazione di una preventiva istanza al Giudice volta ad autorizzare la parte al deposito non telematico (ad esempio mediante supporto ottico non riscrivibile, un CD-ROM) di un file in formato non ammesso.

Esistono peraltro soluzioni (come ad es. Adobe Acrobat, software proprietario e a pagamento per creare e modificare file in formato PDF), con cui è possibile includere i file audio e video in un PDF: in questo modo sarebbe possibile “ingannare” i sistemi e depositare il file non ammesso.

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