Udienza (PCT)

Inquadramento

La concreta possibilità di una verbalizzazione telematica della intera attività di udienza presuppone necessariamente la fissazione di una quantità contenuta dei fascicoli (un numero massimo di 30 per singola udienza) ed una calendarizzazione per fascia oraria, in attuazione dell’ordine di trattazione espressamente demandato al Giudice Istruttore dall’art. 83 disp. att c.p.c..

I vantaggi legati alla verbalizzazione telematica sono molteplici, assicurando verbali più sintetici e chiari anche sotto il profilo grafico, inseriti ed ordinati cronologicamente nel fascicolo telematico, e nella immediata disponibilità del Giudice e delle parti, oltre che un evidente alleggerimento del lavoro per il personale di Cancelleria.

Modalità di verbalizzazione e deduzioni a verbale

La verbalizzazione telematica della attività di udienza viene predisposta dal Giudice, in conformità agli artt. 130 e 180 c.p.c., che prevedono che la redazione del verbale di udienza (da parte del Cancelliere) avviene sotto la direzione del Giudice.

È evidente che, stante la concreta assenza del Cancelliere nell’udienza civile, il Giudice provvede direttamente alla attività di verbalizzazione telematica.

La mancata assistenza del Cancelliere nella formazione del processo verbale di udienza o la sua omessa sottoscrizione, peraltro, non inficia in alcun modo la validità del verbale, in quanto la funzione del Cancelliere ha soltanto natura integrativa di quella del Giudice ed il verbale così redatto è senz’altro idoneo al concreto raggiungimento degli scopi cui è destinato.

La redazione telematica del verbale avviene tramite il software Consolle del Magistrato.

Detto software, attraverso la funzione “Modellatore”, consente di predisporre un archivio di modelli di verbale, differenziati per fase ed attività processuale, al quale poter attingere contestualmente alla verbalizzazione in udienza o nella fase precedente di studio dell’udienza salvando il relativo verbale.

Ciò rende senz’altro più agevole la materiale redazione dei verbali e consente, soprattutto, di contenere i tempi di svolgimento dell’udienza (fig. 1).

Fig. 1

Ogni modello, infatti, può essere personalizzato con l’aggiunta dei c.d. “placeholders” (ovvero campi di inserimento automatico di elementi quali data ed orario di udienza, nomi delle parti e dei difensori) (fig. 2),

Fig. 2

 e dei “punti di motivazione” (contenuti predefiniti) (fig. 3).

Fig. 3

Il Giudice provvede, nell’oralità e nel contraddittorio dei difensori, a predisporre in forma riassuntiva il contenuto delle loro deduzioni ed eccezioni, in applicazione di quanto previsto dagli artt. 126 c.p.c.. e art. 84 disp. att. c.p.c.., secondo cui le parti ed i loro difensori non possono dettare le loro deduzioni nel processo verbale.

È, dunque, rimessa alla valutazione discrezionale del Giudice, espressione del potere di direzione e di controllo dell’udienza riconosciuto dall’art. 127 c.p.c., l’individuazione delle deduzioni e delle eccezioni ammissibili nello snodo processuale di riferimento, e di quelle che non siano già state formulate negli atti di causa.

La visualizzazione da parte dei difensori del contenuto del verbale può essere resa concretamente possibile con l’utilizzo di un doppio schermo, oppure con la lettura da parte del Giudice del verbale, che deve essere consentita laddove espressamente richiesto, in conformità a quanto previsto dall’art. 130 c.p.c..

L’utilizzo di dispositivi di redazione di deduzioni o di bozze di verbale da parte dei difensori ha carattere residuale.

Viene ammesso, previa autorizzazione del Giudice ai sensi dell'art. 84 disp. att. c.p.c, solamente laddove sia necessario procedere alla redazione di deduzioni di particolare complessità (contenenti indicazioni di dati catastali, numerici, tecnici) che non possano essere verbalizzate in forma riassuntiva dal Giudice.

A tale scopo, i difensori possono accedere a specifici portali web ed usufruire dei relativi dispositivi di redazione di deduzioni e note a verbale, che vengano salvate e visualizzate successivamente mediante un codice creato dallo stesso estensore.

Il difensore può chiedere in udienza l’inserimento delle note di udienza – che dovranno in ogni caso presentare una lunghezza limitata - solamente laddove abbia provveduto ad inviare telematicamente le stesse alla controparte almeno un giorno lavorativo prima dell'udienza, onde consentire alla stessa, nel rispetto del contraddittorio, di poter formulare controdeduzioni.

Al momento della trattazione della causa, il Giudice valuta la rilevanza e l’ammissibilità delle deduzioni così predisposte dai difensori e provvede all’eventuale inserimento delle stesse nel verbale di udienza attraverso l’utilizzo del relativo codice identificativo.

Tale sistema consente di evitare l’utilizzo di drive USB per il trasferimento di dati all’interno del computer del Giudice, in quanto potenziale veicolo di minacce informatiche, non controllabili da parte dei difensori.

I verbali di udienza predisposti dal Giudice e depositati tramite il software Consolle vengono accettati dalla Cancelleria ed inseriti nel fascicolo telematico, oltre che stampati in cartaceo, entro il giorno successivo al deposito, e comunque entro due giorni feriali, al fine di consentire ai difensori la visualizzazione dei verbali di udienza nel fascicolo telematico o tramite il portale Polisweb.

Produzione di documenti in udienza e dichiarazioni delle parti

Nell’udienza telematica la produzione dei documenti che non siano già stati depositati in modalità telematica è consentita anche mediante deposito cartaceo in udienza, che deve essere munito di indice analitico.

Il Giudice dà atto nel verbale telematico del deposito cartaceo delle produzioni documentali e provvede a siglare i documenti.

La documentazione così depositata in udienza deve essere poi depositata dalla parte anche in modalità telematica mediante la trasmissione di una memoria di deposito.

Non è richiesto il deposito cartaceo delle c.d. copie di cortesia degli atti processuali già depositati in via telematica.

In particolare, la visualizzazione sullo schermo del computer delle memorie istruttorie già inserite nel fascicolo telematico risulta utile per la lettura dei capitoli di prova al momento della audizione dei testimoni o per riportare i capitoli all’interno del verbale di assunzione delle prove testimoniali.

Le dichiarazioni delle parti comparse personalmente in udienza e verbalizzate dal Giudice non devono essere sottoscritte, ma è sufficiente dare atto che vengono acquisite ai sensi degli artt. 126, 207 c.p.c., come modificati dal d.l. n. 90/2014 conv. in l. 11 agosto 2014, n. 114.

Audizione dei testimoni e sottoscrizione del verbale di udienza da parte dei testimoni e degli ausiliari del giudice

Nell’udienza di escussione delle prove testimoniali viene utilizzato un modello di verbale già contenente i campi relativi alla formula del giuramento di rito di cui dovrà essere data lettura al testimone, i dati relativi alla identificazione del teste, all’esistenza di rapporti di parentela, affinità, dipendenza etc..

Il Giudice espone oralmente le frasi contestualmente riportate nel verbale durante l’audizione, onde consentire al medesimo teste ed ai difensori di avere contezza del tenore delle dichiarazioni verbalizzate.

Non è necessaria la sottoscrizione delle dichiarazioni rese dal teste, secondo quanto attualmente disposto dall'art. 126, comma 2, c.p.c., come modificato dall’art. 45 d.l. 24 giugno 2014, n. 90.

Il Giudice dà solo atto nel verbale di avere dato lettura al teste, che le conferma, delle dichiarazioni rese, oltre che del ritiro da parte del CTU, con l’autorizzazione dei difensori, dei fascicoli di parte.

All’udienza di giuramento del consulente tecnico d’ufficio e di conferimento dell’incarico peritale, viene del pari utilizzato il relativo modello di verbale, già contente i campi relativi alla formula del giuramento di rito che verrà prestato dal CTU, ai quesiti eventualmente già predisposti nella fase preliminare di studio del fascicolo o formulati in separata ordinanza, nonché agli ulteriori campi afferenti allo svolgimento dell’attività peritale.

Non è più necessaria la sottoscrizione del verbale da parte del consulente tecnico, essendo sufficiente la mera lettura del verbale da parte del Giudice e la conferma del consulente.

Ipotesi residuali in cui è ancora necessario il verbale cartaceo

Permangono talune attività processuali che, per espressa previsione del codice di rito, richiedono la verbalizzazione scritta oltre che la sottoscrizione delle parti.

Gli accordi conclusi tra le parti per effetto di conciliazione o transazione, devono essere raccolti in separato verbale cartaceo, che deve essere confermato e sottoscritto dalle parti in udienza, posto che alcuna modifica normativa ha interessato l’art. 88 disp. att. c.p.c., nella parte in cui dispone ancora che «la convenzione conclusa tra le parti per effetto della conciliazione davanti al Giudice Istruttore è raccolta in separato processo verbale, sottoscritto dalle parti stesse, dal giudice e dal cancelliere».

Nei procedimenti di separazione giudiziale dei coniugi o di divorzio, laddove le parti chiedano la conversione del rito in consensuale, a seguito del raggiungimento di un accordo, è necessario che venga stampato il verbale o venga presentato dalle parti separato verbale cartaceo contenente i termini dell’accordo e la richiesta di conversione del giudizio in modo da consentirne alle parti la sottoscrizione.

L’art. 45 d.l. 24 giugno 2014, n. 90, infatti, se da un lato ha rimosso l’obbligo delle parti intervenute nel processo di sottoscrivere le loro dichiarazioni raccolte nel verbale di udienza, non ha tuttavia esteso tale esonero agli accordi delle parti aventi natura transattiva.

Del pari, il verbale telematico di udienza deve essere stampato, nell’ipotesi di querela di falso proposta personalmente dalla parte in corso di causa, per la quale l’art. 221 c.p.c. richiede a pena di inammissibilità la sottoscrizione dell’atto ad opera della parte.

Nel verbale telematico il Giudice dà atto della redazione del separato verbale cartaceo di conciliazione, che viene sottoscritto anche dal Giudice, e ne costituisce parte integrante.